Was kostet Compliance-Software? Jahresbudget für KMU

Für dein Budget zählt mehr als der Preis der Software. Compliance-Software, Einführung, Beratung, externe Audits und interne Arbeitszeit sind getrennte Kostenposten. Bei Kopexa kostet die Software aktuell 249 EUR pro Monat im Lite-Plan oder 599 EUR im Pro-Plan je Space bei zwölf Monaten Laufzeit. Das ergibt 2.988 bzw. 7.188 EUR für zwölf Monate. Quelle: Kopexa-Preise.

Dieser Artikel zeigt dir, wie du das erste Jahr kalkulierst und Angebote vergleichst. Die Preise der Anbieter wurden am 11. Oktober 2026 auf den verlinkten Seiten der Anbieter geprüft. Das Beispiel nutzt eigene Annahmen für die Rechnung.

Kostenübersicht: Was gehört ins Jahresbudget?

Erstjahresbudget = Lizenz + Einführung + Beratung + Audit + Schulung + interne Arbeitszeit + technische Maßnahmen. Bereits im Paket enthaltene Leistungen ziehst du aus den weiteren Posten ab. So vermeidest du Doppelzählungen, etwa wenn Onboarding sowohl im Lizenzpaket als auch im Beratungsangebot steht.

Trenne Ausgaben an externe Anbieter von der Zeit deines Teams. Diese Zeit ist ein Teil des Budgets, auch wenn das Gehalt bereits bezahlt wird. Plane sie fest ein. Sonst kann das Projekt trotz günstiger Lizenz ins Stocken kommen.

Budgetbeispiel: Ein KMU mit 50 Mitarbeitenden

Unser fiktives Unternehmen hat einen Standort, nutzt einen Kopexa-Pro-Space und plant den Aufbau eines ISMS mit einem externen Audit. Ein guter Grundschutz der IT ist bereits vorhanden. Alle Beträge sind netto; die Tage, Stunden und Sätze sind frei gewählte Annahmen. Sie sind keine Marktwerte, Angebote oder Ergebnisse von Kunden.

Die 240 internen Stunden entsprechen hier im Schnitt 20 Stunden pro Monat. Plane auch, wann dein Team diese Zeit braucht. Beim Import der Daten und vor dem Audit können mehr Stunden auf einmal anfallen. Die Tage für Beratung und die Stunden deines Teams sind getrennt angesetzt.

Neue Technik, Reisen, Steuern und ein Puffer für Nacharbeiten fehlen in der Rechnung. Plane diese Posten ein, sobald du sie brauchst. Ersetze die geschätzten Tage durch Angebote. Plane die Stunden mit den Teams, die die Arbeit leisten.

Für das zweite Jahr kalkulierst du erneut: Die Einführung kann entfallen, aber Lizenz, Nachweispflege, Schulung und anstehende Audits bleiben zu prüfen. Wie viel du im zweiten Jahr sparst, hängt von diesen Aufgaben ab.

Anbieterpreise im Vergleich: Was ist öffentlich belegt?

Vergleiche Angebote mit demselben Umfang: benötigte Frameworks, Nutzer, Gesellschaften oder Spaces, Schnittstellen und Support. Ein veröffentlichter Modulpreis ist noch kein Preis für eine komplette GRC-Plattform.

USD-Preise werden hier nicht in EUR umgerechnet. Für dein tatsächliches Budget zählen der angebotene Vertragsbetrag, die Währung, Steuern und gegebenenfalls ein Wechselkurspuffer. Aus dieser Tabelle lässt sich kein allgemeiner Kostenvorsprung ableiten, weil Umfang und Vertrag unterschiedlich sind.

Welche Faktoren verändern den Softwarepreis?

Nutzer, Spaces und Gesellschaften

Prüfe, ob die Abrechnung pro Nutzer, Space, juristischer Person oder Modul erfolgt. Zähle alle Rollen mit, die das Tool nutzen sollen. Neben dem Projektleiter sind das zum Beispiel Prüfer und Teams aus anderen Bereichen. Lass dir schriftlich nennen, wie viele Lizenzen du kaufen musst und was mehr Nutzer kosten.

Frameworks und benötigte Funktionen

Ein ISMS-Projekt braucht zum Beispiel Risiken, Richtlinien und Nachweise. Bei mehreren Frameworks kann die Zuordnung gemeinsamer Kontrollen wichtig werden. Für Lieferantenprüfung oder eigene Audits kommen weitere Funktionen hinzu. Entscheide anhand deiner Aufgaben, nicht allein anhand der Zahl verfügbarer Module.

Bei Kopexa bietet Lite unter anderem ein Risikoregister und Dokumentenverwaltung; Pro ergänzt unter anderem Control Mapping und Audit-Funktionen. Den aktuellen Umfang prüfst du in der Preis- und Funktionsübersicht. Einen Einstieg in die Auswahl findest du auf der Seite zu ISMS-Software.

SaaS oder eigener Betrieb

Bei SaaS prüfst du, was Hosting, Updates und Support abdecken. Bei einer selbst betriebenen Lösung musst du zusätzlich Installation, Infrastruktur, Backups, Updates und Betriebsverantwortung kalkulieren. Ein niedriger Lizenzpreis sagt wenig über diese Gesamtkosten aus.

Einführung, Beratung und Audit getrennt planen

Einführung umfasst die Einrichtung der Software, Rollen, Datenimport und Schnittstellen. Fachliche Beratung umfasst dagegen die Arbeit am Managementsystem: Risiken bewerten, Maßnahmen planen und Verantwortlichkeiten festlegen. Frage bei einem gemeinsamen Paket nach, wie diese Leistungen abgegrenzt sind.

Ein externes Zertifizierungs- oder Assessment-Audit ist ein weiterer Auftrag, sofern es nicht ausdrücklich im vereinbarten Angebot enthalten ist. Software strukturiert Nachweise und Aufgaben; die Prüfung wird dadurch nicht automatisch bezahlt oder bestanden.

Für ISO 27001 lässt du den Umfang und die Auditplanung von der Zertifizierungsstelle anbieten. Dokumentiere Standorte, Tätigkeiten und den gewünschten Geltungsbereich, bevor du Zahlen vergleichst. Vertiefende Informationen findest du bei ISO-27001-Kosten und der Audit-Vorbereitung.

Bei TISAX kommt die ENX-Registrierung hinzu. Sie kostet im ABC-Modell 405 EUR netto je Standort und Assessment-Scope. Für 5–9 Standorte im selben Scope gelten 10 % Rabatt, ab 10 Standorten 20 %. Audit- und Beratungskosten sind separate Budgetposten. Quelle: ENX-Preisliste (geprüft am 11. Oktober 2026). Der TISAX-Kostenrechner trennt diese Positionen.

Zusatzkosten vor der Unterschrift klären

Bitte jeden Anbieter um eine Aufstellung für das erste Jahr und ein Folgejahr. Diese Fragen helfen dabei:

• Welche Nutzer, Frameworks und Spaces sind enthalten, welche kosten zusätzlich?
• Sind Datenimport, Schnittstellen und Schulungen im Paket enthalten?
• Welche Supportzeiten und Reaktionszeiten sind vereinbart?
• Welche Vertragslaufzeit, Verlängerung und Preisanpassung gelten?
• Wie lassen sich Daten und Nachweise exportieren? Kostet der Export zusätzlich?
• Welche Leistungen erbringen Berater oder Auditoren separat?
• Welche Arbeiten und Sicherheitsmaßnahmen bleiben bei deinem Team?

Teste vor der Auswahl einen echten Ablauf: Lege ein Risiko an, ordne eine Maßnahme zu, hinterlege einen Nachweis und prüfe den Export für den Auditor. Halte fest, wie viele Schritte und welche Rollen nötig sind. Das gibt dir eine bessere Basis für den internen Aufwand als eine pauschale Zusage zur Effizienz.

Wann rechnet sich Compliance-Software?

Eine einfache Prüfung vergleicht zusätzliche Softwarekosten mit tatsächlich frei werdender Arbeitszeit und vermiedenen externen Leistungen. Zähle nur Einsparungen, die du nachvollziehen kannst, und berücksichtige den Einführungsaufwand.

Ein reines Rechenbeispiel: 7.188 EUR Jahreslizenz geteilt durch 60 EUR internen Stundensatz ergeben 119,8 Stunden pro Jahr, also rund zehn Stunden pro Monat. So viel bewertete Zeit müsste allein zur Deckung dieser Lizenz frei werden. Einführung, Beratung und weitere Kosten sind in dieser Schwelle noch nicht enthalten. Es ist keine Zusage, dass Kopexa diese Zeit spart; frei werdende Kapazität ist außerdem nicht automatisch weniger Ausgaben für Gehälter.

Miss daher vor und nach der Einführung vergleichbare Aufgaben, etwa die Suche nach Nachweisen oder die Erstellung eines Auditpakets. Ergänze den Zeitvergleich um die Qualität: Sind Verantwortliche klar, Dokumente aktuell und Nachweise auffindbar?

Wo Kopexa den laufenden Aufwand reduziert

Der wirtschaftliche Nutzen entsteht nicht nur beim ersten Audit. In Kopexa pflegst du Maßnahmen mit ihren Nachweisen und ordnest sie den passenden Controls zu. Kommt eine weitere Anforderung hinzu, prüfst du den vorhandenen Stand und die verbleibenden Lücken, statt dieselbe Umsetzung erneut zu dokumentieren. Dokumentenreviews und der Workforce Hub verbinden die Pflege einer Richtlinie mit ihrer Vermittlung an Mitarbeitende.

Vergleiche deshalb einen vollständigen Ablauf: Wie findet ihr den gültigen Beleg, wer aktualisiert ihn und wie wird das Ergebnis für weitere Anforderungen genutzt? Die dabei frei werdende Kapazität kann dein Team für Umsetzung und Kundenprojekte einsetzen. Wie groß sie ist, prüft ihr an euren tatsächlichen Aufgaben.

Dein nächster Schritt: Budget und Umfang zusammenbringen

Stelle zuerst die benötigten Funktionen und das Projektziel zusammen. Fordere dann Angebote an, die Lizenz, Einführung, Beratung und Audit sichtbar trennen. Plane die interne Arbeitszeit mit den Personen, die das System tatsächlich pflegen werden.

Wenn du Kopexa prüfen möchtest, starte mit der aktuellen Preisübersicht oder besprich deinen Umfang in einer Demo. Bring die Zahl der Gesellschaften, Frameworks und beteiligten Rollen mit. So lässt sich der passende Plan leichter finden.