Compliance‑Software für KMU: Kosten, Funktionen und Anbieter im Vergleich#

Einleitung#

Im Jahr 2025 wächst der Druck auf kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig agil zu bleiben. Datenschutzrichtlinien wie die DSGVO sowie regulierte Branchenstandards (z. B. DORA für den Finanzsektor oder NIS‑2 für kritische Infrastrukturen) machen Governance, Risikomanagement und Compliance (GRC) zu zentralen Themen. Dabei geht es nicht nur darum, Dokumente sauber abzulegen, sondern proaktiv Risiken zu erkennen, Meldepflichten einzuhalten und langfristig Vertrauen aufzubauen. Eine moderne Compliance‑Software unterstützt dich dabei, all diese Aufgaben effizient zu meistern und stellt gleichzeitig sicher, dass dein Unternehmen zukunftssicher aufgestellt ist.

Dieser Leitfaden beantwortet die wichtigsten Fragen rund um Compliance‑Software:

Was ist Governance‑, Risk‑ und Compliance‑Software (GRC) und welche Probleme löst sie?

Welche Funktionen sollte eine umfassende Lösung bieten?

Wie setzen sich die Kosten zusammen und warum liegen die Preisunterschiede teils drastisch auseinander?

Welche Anbieter gibt es und was kosten sie? Wir vergleichen Einstiegslösungen, marktführende Plattformen und Enterprise‑Produkte anhand verifizierter Quellen.

Wie wählst du die passende Lösung für dein Unternehmen aus und wie passt Kopexa in dieses Bild?

Die folgenden Abschnitte sind so aufgebaut, dass sie dich Schritt für Schritt durch den Entscheidungsprozess führen. Dabei verwenden wir die persönliche Ansprache („du“) und verzichten bewusst auf technisches Kauderwelsch, damit du Entscheidungen auf Augenhöhe treffen kannst.

Was ist GRC‑ und Compliance‑Software?#

Governance, Risk & Compliance (GRC) ist ein ganzheitlicher Ansatz, der Richtlinien, Risikomanagement und regulatorische Anforderungen miteinander verbindet. Laut Salesforce unterstützt GRC‑Software Unternehmen dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen, informiert zu entscheiden und eine Kultur der Verantwortung und Transparenz zu fördern[1]. Sie bildet ein Rahmenwerk aus Prozessen, Kontrollen und Berichten, das sich über die gesamte Organisation erstreckt[2]. Im Kern geht es darum, dass dein Unternehmen:

Governance – klare Entscheidungswege und Richtlinien definiert.

Risk – Risiken identifiziert, bewertet und Maßnahmen zur Risikominderung ergreift[3].

Compliance – alle relevanten Gesetze, Normen und Standards einhält und Verstöße vermeidet[4].

Mit einer zentralen GRC‑Lösung sparst du Zeit, weil Informationen nicht manuell zusammengesucht werden müssen und Audit‑Vorbereitung, Richtlinienpflege sowie Risikobewertungen stark automatisiert ablaufen. Gleichzeitig gewinnen Führungskräfte durch standardisierte Berichte bessere Einblicke in den Gesamtzustand des Unternehmens – ein klarer Wettbewerbsvorteil in dynamischen Märkten[5].

Abgrenzung: Compliance‑Software vs. klassische Ticket‑ und Dokumentenlösungen#

Viele KMU nutzen Insellösungen wie Tabellen, E‑Mail‑Postfächer oder ein IT‑Ticketing‑System zur Verwaltung von Sicherheits‑ und Compliance‑Themen. Doch diese Tools sind nicht dafür gemacht, regulatorische Vorgaben abzubilden oder Audit‑Beweisketten zu gewährleisten. Im Gegensatz dazu kombiniert GRC‑Software folgende Kernfunktionen:

Risikomanagement – Erfasse Risiken, bewerte deren Wahrscheinlichkeit und Auswirkung und definiere Gegenmaßnahmen. Dadurch lässt sich gezielt priorisieren, welche Risiken sofort angegangen werden müssen.

Compliance‑Tracking – Überwache Gesetze und Standards wie DSGVO, ISO 27001 oder branchenspezifische Regelwerke (etwa TISAX im Automotive‑Bereich). Die Software erinnert rechtzeitig an Deadlines und hält Audit‑Nachweise vor.

Policy‑Management – Erstelle, versioniere und verteile Richtlinien im Unternehmen. Prüfe den Kenntnisstand der Mitarbeitenden und dokumentiere Unterschriften digital.

Asset‑ und Datenschutzmanagement – Verwalte technische und organisatorische Assets mit Bezug zu Datenschutz und Informationssicherheit. Eine durchdachte Asset‑Datenbank hilft dir, Abhängigkeiten zu verstehen und bei Vorfällen schnell zu reagieren. Mehr dazu findest du in unserer Asset‑Management‑Lösung.

Reporting und Audit – Generiere Berichte per Klick, tracke Prüfpunkte und weise Audits nach. So reduzierst du den Aufwand bei Zertifizierungen und internen Prüfungen.

Warum KMU Compliance‑Software brauchen#

KMU stehen vor der Herausforderung, mit begrenzten Ressourcen dieselben rechtlichen Anforderungen wie Großkonzerne zu erfüllen. Einige Beispiele zeigen, warum eine GRC‑Lösung gerade für kleinere Unternehmen ein echter Game‑Changer ist:

Rechtskonformität sicherstellen – Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verlangt, dass Datenschutzverletzungen innerhalb von 72 Stunden gemeldet werden. DORA verlangt eine Erstmeldung schwerwiegender IKT‑Vorfälle innerhalb von 4 Stunden und eine vollständige Meldung in 72 Stunden. NIS‑2 sieht eine gestufte Meldung vor (24 Stunden Frühwarnung, 72 Stunden vollständige Meldung). Werden diese Fristen nicht eingehalten, drohen hohe Bußgelder und Reputationsschäden. Eine gute Software sorgt für Erinnerungen, automatisiert die Dokumentation und erleichtert die Kommunikation mit Behörden.

Komplexität beherrschen – Mit wachsendem Unternehmen steigen auch die Risiken: neue Lieferanten, mehr Mitarbeiter, komplexere IT‑Systeme. GRC‑Lösungen bündeln diese Informationen an einem Ort, sodass du die Zusammenhänge leicht erkennen kannst. Laut VComply sind moderne Plattformen so konzipiert, dass sie Risiken, Richtlinien und Kontrollen zentralisieren und dadurch Risiken effektiv managen[6].

Produktivität steigern – Laut Salesforce verbessern Unternehmen mit GRC‑Software ihre operative Effizienz, weil Prozesse automatisiert werden und Teams weniger Zeit mit manuellen Aufgaben verbringen[7]. Gerade bei KMU hilft das, Ressourcen zu schonen und sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.

Vertrauen aufbauen – Kunden, Investoren und Partner erwarten heute Transparenz. Wer Compliance nachweisen kann und offen über Risikomanagement berichtet, stärkt das Vertrauen. GRC‑Software unterstützt dich dabei, Prüfungen zu bestehen und Compliance‑Nachweise jederzeit vorzulegen.

Kostenkontrolle – Ein Verstoß gegen Datenschutz‑ oder Branchenauflagen kann teuer werden. Mit einem strukturierten Compliance‑Ansatz lassen sich Bußgelder und Schadenersatzforderungen vermeiden. Darüber hinaus kannst du mit automatisierten Prozessen langfristig Personal‑ und Beratungskosten senken.

Kernfunktionen und Module moderner GRC‑Lösungen#

Die Auswahl der richtigen Software hängt stark davon ab, welche Funktionen du benötigst. Hier findest du eine Übersicht der wichtigsten Module und deren Nutzen:

Risikomanagement und Risikomodellierung#

Risiken lassen sich nicht vermeiden, aber mit den richtigen Werkzeugen steuern. Die Software stellt dafür Tools bereit, mit denen du Risiken erfassen, bewerten und priorisieren kannst. Einige Anbieter wie VComply liefern eine umfassende Risikobibliothek und ermöglichen unterschiedliche Bewertungsmetriken[6]. Andere wie MetricStream bieten detaillierte Analysen und integrieren mehrere Risikokategorien (z. B. Operational Risk, IT‑Risk, Third‑Party‑Risk)[8]. Eine effiziente Risikomodellierung legt den Grundstein für dein gesamtes Compliance‑Management.

Compliance‑Tracking#

Regelwerke ändern sich laufend. Eine Compliance‑Software überwacht Gesetzesänderungen und hilft, Audit‑Nachweise zu sammeln. Dabei kannst du unterschiedliche Frameworks abbilden, wie DSGVO, ISO 27001, SOX, PCI DSS oder branchenspezifische Standards wie TISAX. Besonders interessant für Unternehmen im Finanzsektor ist DORA, während kritische Infrastrukturen unter NIS‑2 fallen. Unsere Lösung verlinkt dabei auf interne Informationsseiten, um schnell auf vertiefte Inhalte zuzugreifen: GDPR‑Modul, DORA‑Modul, NIS‑2‑Modul.

Policy‑Management#

Richtlinien zu schreiben ist das eine, sie zu leben das andere. In der Software kannst du Vorgaben hinterlegen, Versionen verwalten, Mitarbeiter informieren und elektronische Unterschriften sammeln. Für KMU ist das wichtig, um Nachweise bei Prüfungen erbringen zu können und um eine konsistente Unternehmenskultur aufzubauen.

Incident‑ und Vorfallmanagement#

Ein zentraler Bestandteil von GRC‑Software ist das Incident Management. Es automatisiert die Erfassung, Kategorisierung und Priorisierung von Vorfällen. Modernes Vorfallmanagement hilft dir, die Meldepflichten einzuhalten, Risiken zu bewerten und Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Weitere Infos und Tipps findest du in unserem Blogbeitrag zum Vorfallmanagement.

Audit‑Management und Reporting#

Audits und interne Prüfungen sind häufig zeitaufwändige Projekte. GRC‑Lösungen bieten Audit‑Module, mit denen du Prüfkriterien verwaltest, Aufgaben zuweist und Fortschritte verfolgst. Daten und Nachweise lassen sich per Mausklick exportieren. Dadurch sind Audit‑Berichte konsistent und jederzeit nachvollziehbar.

Asset‑ und Informationssicherheits‑Management#

Assets, wie Server, Anwendungen oder Datenbanken, stehen häufig im Fokus von Sicherheits- und Compliance‑Audits. Eine zentrale Asset‑Datenbank hilft dir, Verantwortlichkeiten festzulegen und Compliance‑Nachweise zu erbringen. In Kopexa findest du dazu ein eigenes Asset‑Management‑Modul, das mit dem Risikomanagement verknüpft ist und dir einen vollständigen Überblick über deine Infrastruktur gibt.

Risikobewertung und Berichterstattung#

Dashboards und Berichte machen Risiken, Compliance‑Lücken und Audit‑Ergebnisse sichtbar. Laut VComply ermöglichen moderne Plattformen Echtzeit‑Analysen und intuitive Dashboards[6]. Damit erhältst du Entscheidungshilfen, erkennst Trends und kannst deine Compliance‑Strategie anpassen.

Preisfaktoren und Kostenmodelle#

Compliance‑Software ist kein Produkt von der Stange. Die Preise variieren stark je nach Funktionsumfang, Lizenzmodell und Unternehmensgröße. Hier sind die wichtigsten Faktoren, die die Kosten beeinflussen:

Lizenzmodell (SaaS vs. On‑Premises)#

SaaS (Software as a Service) – Die meisten modernen GRC‑Lösungen werden cloudbasiert und als Abo angeboten. Du zahlst monatlich oder jährlich pro Benutzer oder pro Modul. Vorteile sind flexible Skalierbarkeit, geringe Anfangsinvestition und regelmäßige Updates. Branchenübersichten zeigen, dass Einstiegspläne ab etwa 20 US‑Dollar pro Monat beginnen, während umfassendere Abonnements durchschnittlich 400 US‑Dollar oder mehr pro Monat kosten[9].

On‑Premises – Manche Anbieter stellen On‑Premises‑Versionen bereit, die auf eigenen Servern installiert werden. Hier fallen Einmalkosten für Lizenzen, Hardware sowie laufende Wartung an. Die Anfangsinvestition ist höher, aber du behältst die volle Datenkontrolle. Auf diese Variante greifen vor allem stark regulierte Branchen zurück.

Anzahl der Nutzer und Module#

Viele Anbieter berechnen ihre Preise nach der Anzahl der Benutzer und der gewählten Module. Anbieter wie SAP erfordern bei ihren GRC‑Paketen eine Mindestanzahl von 25 Nutzern; der Finance Base‑Plan kostet 283 US‑Dollar pro Benutzer und Monat, der Premium‑Plan 397 US‑Dollar pro Benutzer und Monat[10]. Dazu kommen optionale Module wie Risiko‑Management oder Audit‑Tools, die weitere Gebühren verursachen[10].

Funktionsumfang und Frameworks#

Je mehr Compliance‑Frameworks du abdecken musst (z. B. DSGVO, ISO 27001, TISAX, HIPAA), desto umfangreicher muss die Software sein. Viele Anbieter verkaufen Frameworks als separate Module oder Pakete. Bei Vanta beginnt das Core‑Paket bei 7.500–11.500 US‑Dollar pro Jahr und umfasst ein Compliance‑Framework; zusätzliche Frameworks kosten etwa 5.000 US‑Dollar pro Modul, wodurch Gesamtpakete schnell 20.000 US‑Dollar und mehr erreichen[11]. Für große Unternehmen können die jährlichen Kosten 30.000–80.000 US‑Dollar betragen[12].

Implementierung und Schulung#

Die Einführung einer GRC‑Lösung ist komplex. Laut VComply liegen Einrichtungsgebühren häufig zwischen 5.000 und 20.000 US‑Dollar, je nach Unternehmensgröße und Zahl der zu integrierenden Systeme[13]. Auch die Schulung der Mitarbeitenden verursacht Kosten: Je nach Anbieter variieren diese zwischen 500 und 12.500 US‑Dollar[13]. Bei großen Projekten kann die Implementierung sechs Monate oder länger dauern, wie Anwender von LogicManager berichten[14].

Laufende Wartung und Support#

Neben Lizenzkosten entstehen weitere Gebühren für Wartung, Support und Updates. Bei MetricStream fallen je nach Unternehmensgröße jährlich 75.000 US‑Dollar (kleine Unternehmen) bis über 1 Million US‑Dollar (Großunternehmen) an[15]. Andere Anbieter wie LogicManager bieten Paketpreise mit integriertem Support an; dort starten die Jahreskosten bei 10.000 US‑Dollar (Essentials), 30.000 US‑Dollar (Professional) und 150.000 US‑Dollar (Enterprise)[16].

Optionales Audit‑ und Beratungsangebot#

Viele Softwareunternehmen kooperieren mit externen Auditoren und Beratungsfirmen. Diese Dienste helfen bei der Vorbereitung auf Zertifizierungen (z. B. SOC 2, ISO 27001). Die Kosten variieren je nach Umfang: Ein SOC 2 Type 1 Audit kostet laut Sprinto durchschnittlich 5.000–25.000 US‑Dollar, ein Type 2 Audit 7.000–50.000 US‑Dollar[17]. Solche Zusatzkosten solltest du bei deiner Budgetplanung berücksichtigen.

Kostenübersicht: Anbieter im Vergleich#

Um dir einen konkreten Überblick zu geben, haben wir die öffentlich verfügbaren Preise und Schätzungen verschiedener Anbieter zusammengetragen. Beachte, dass viele Unternehmen ihre Preise individuell kalkulieren. Die folgenden Zahlen stammen aus Fachartikeln und Marktanalysen – sie dienen als Orientierung für deine Recherche.

Budget‑Lösungen und Einstiegspreise#

Die folgenden Lösungen eignen sich besonders für kleine Unternehmen und Teams mit begrenztem Budget. Die Preisangaben verstehen sich pro Jahr (soweit verfügbar) und zeigen die Einstiegskosten:

Kopexa (Lite / Pro) – Die Lite‑Version kostet 249 € pro Monat (≈ 3.000 € pro Jahr), die Pro‑Version 599 € pro Monat (≈ 7.200 € pro Jahr). Damit erhältst du eine vollständige, deutschsprachige GRC‑Plattform mit ISMS‑Kern, DSGVO‑, Risiko‑ und Incident‑Modulen. Die Preise gelten pro Workspace und es gibt keine versteckten Gebühren. Mehr Details findest du in unserer Preisübersicht.

Risk Cognizance – Ab 400 US‑Dollar pro Monat (≈ 4.800 US‑Dollar bzw. rund 4.500 € pro Jahr)[18]. Dieses Tool richtet sich an kleinere Unternehmen und bietet automatisierte Compliance‑Workflows sowie KI‑gestützte Funktionen. Für externe Zertifizierungen und Audit‑Beratung fallen zusätzliche Kosten an.

VComply – Einstiegspreise beginnen bei 600 US‑Dollar pro Jahr (≈ 550 €). Der Anbieter wirbt mit niedrigen Lizenzkosten, weist aber darauf hin, dass hohe Setup‑Gebühren (5.000–20.000 US‑Dollar), Monitoring‑Kosten (5.000–30.000 US‑Dollar) und Schulungen (500–12.500 US‑Dollar) üblich sind[13].

Drata – Essential Plan – 7.500 US‑Dollar pro Jahr[19]. Diese Einstiegsvariante deckt grundlegende Compliance‑Funktionen ab, verzichtet jedoch auf erweiterte Risikoanalysen und Anpassungen.

Mid‑Range‑Lösungen#

Auch im mittleren Preissegment variieren die Angebote stark. Mittelständische Unternehmen sollten auf Funktionsumfang und Skalierbarkeit achten:

Drata – Foundational Plan – 15.000 US‑Dollar pro Jahr[20]. Dieses Paket ist besonders beliebt und enthält API‑Zugriff sowie erweiterte Konfigurationsoptionen.

Vanta – Growth Tier – 15.000–25.000 US‑Dollar pro Jahr[21]. Für jedes zusätzliche Compliance‑Framework werden etwa 5.000 US‑Dollar fällig[11].

LogicManager – Professional – 30.000 US‑Dollar pro Jahr[16]. Hier sind Beratung und Onboarding inkludiert, eine kostenlose Testphase gibt es allerdings nicht[22].

Onspring (Privacy Management) – Die Einstiegskosten liegen zwischen 30.000 und 56.000 US‑Dollar, hinzu kommen jährlich 10.000–50.000 US‑Dollar für Wartung[23]. Diese Lösung richtet sich vorwiegend an größere Datenschutz‑ und IT‑Abteilungen.

Vanta – Standard/Popular Bundle – 20.000–30.000 US‑Dollar pro Jahr[24]. Dieses Paket kombiniert mehrere Frameworks und Module und gehört zu den populärsten Optionen.

Drata – Durchschnittliche Vertragsgröße – Laut dem Anbieter Vendr liegt der mittlere Vertragswert bei ≈ 34.385 US‑Dollar pro Jahr[25]. Dieser Wert dient als Benchmark für Unternehmen mit umfangreicheren Anforderungen.

Enterprise‑Lösungen#

Für große Unternehmen und Konzerne steigen die Kosten erheblich, da der Funktionsumfang und die Personenzahlen wachsen. Ein Überblick über typische Anbieter:

MetricStream – Kosten starten bei 75.000 US‑Dollar pro Jahr für kleinere Unternehmen und steigen auf 250.000 US‑Dollar für mittelgroße Firmen bzw. 750.000 US‑Dollar für große Konzerne; Spitzenwerte liegen bei über 1 Million US‑Dollar pro Jahr[15]. Der modulare Aufbau richtet sich an ein umfassendes Enterprise‑Risikomanagement und geht mit hohen Implementierungskosten einher.

SAP GRC – Für den Basisplan (25 Nutzer) fallen etwa 84.900 US‑Dollar pro Jahr an; der Premiumplan liegt bei 119.100 US‑Dollar pro Jahr[10]. Die Preise basieren auf 283 US‑Dollar bzw. 397 US‑Dollar pro Nutzer und Monat[10], zusätzliche Module werden gesondert berechnet.

LogicManager – Enterprise – 150.000 US‑Dollar pro Jahr[16]. Das Paket beinhaltet unbegrenzte Benutzer und Beratung, allerdings berichten Nutzer von einer steilen Lernkurve[14].

Vanta – Scale & Enterprise – 30.000–80.000 US‑Dollar pro Jahr; der Median liegt bei 19.000 US‑Dollar[26]. Die Lösung unterstützt mehrere Frameworks, doch können externe Support‑ und Beraterkosten dazukommen.

Drata – Advanced – Zwischen 10.000 und 50.000 US‑Dollar+ pro Jahr[27], abhängig von der Anzahl der Frameworks, Integrationen und Add‑ons.

Diese Übersicht macht deutlich: Die Preisspanne für Compliance‑Software ist enorm. Während kostengünstige Einstiegslösungen wie Risk Cognizance unter 5.000 US‑Dollar im Jahr liegen, bewegen sich Enterprise‑Lösungen schnell im sechsstelligen Bereich. Für KMU ist daher eine sorgfältige Auswahl entscheidend, um weder zu viel zu bezahlen noch an Funktionalität zu sparen.

Versteckte Kosten und Fallstricke#

Beim Vergleich der Anbieter solltest du neben den reinen Lizenzkosten folgende Punkte berücksichtigen:

Einrichtungs‑ und Integrationskosten – Wie bereits erwähnt, können Setup‑Gebühren zwischen 5.000 und 20.000 US‑Dollar betragen[13]. Je komplexer deine bestehende Systemlandschaft ist, desto aufwendiger (und teurer) wird die Integration.

Schulung und Change Management – Ohne ein klares Schulungs‑ und Adoptionskonzept riskierst du, dass die Software ungenutzt bleibt. Schulungen kosten je nach Anbieter zwischen 500 und 12.500 US‑Dollar[13]. Bei Lösungen wie LogicManager berichten Nutzer von einer steilen Lernkurve[14].

Kosten für zusätzliche Frameworks – Einige Anbieter berechnen pro Compliance‑Framework (z. B. SOC 2, ISO 27001) zusätzliche Gebühren. Bei Vanta kostet jedes zusätzliche Framework etwa 5.000 US‑Dollar[11]. Diese Zusatzkosten summieren sich schnell.

Benutzerzahl und Skalierung – Modelle mit Mindestlizenzen (wie bei SAP GRC mit 25 Nutzern) können die Einstiegskosten in die Höhe treiben[10]. Plane also, wie viele Nutzer du wirklich brauchst und ob das Tool später skaliert werden kann.

Support und Reporting – Für erweiterten Support, API‑Zugriffe oder Custom Reporting können zusätzliche Gebühren anfallen. MetricStream verlangt beispielsweise separate Gebühren für Reporting‑Support, während Drata manche Funktionen nur in höheren Paketen anbietet[28][29].

Langfristige Verträge – Viele Anbieter geben Rabatte auf Mehrjahresverträge, verlangen aber gleichzeitig eine langfristige Bindung. Prüfe genau, ob du flexibel bleiben möchtest oder bereit bist, dich für mehrere Jahre festzulegen.

Indem du diese versteckten Kosten identifizierst, vermeidest du böse Überraschungen und kannst realistisch kalkulieren.

Zusatzkosten in der DACH‑Region: Audits, Beratung & Zertifizierung#

Neben der reinen Lizenzgebühr fallen in Deutschland, Österreich und der Schweiz häufig weitere Kosten an, wenn du dein Informationssicherheits‑Managementsystem zertifizieren lassen willst oder externe Expertise benötigst. Die folgenden Beispiele zeigen, womit du rechnen musst:

Managementsystem‑Dokumentation: Für die Erstellung der erforderlichen ISO‑27001‑Dokumente kannst du je nach Umfang 4.000–12.000 € einkalkulieren[30].

IT‑Audits und externe Prüfungen: Ein erstes IT‑Audit schlägt mit 1.200–8.000 € zu Buche[30]. Spezialisierte Zertifizierungsaudits kosten für kleine Unternehmen im Schnitt 3.000–7.000 €[31].

Schulung und Awareness‑Training: Trainings für Mitarbeitende zur Sensibilisierung und Vorbereitung kosten zwischen 100 und 500 €[30].

Audit der Unterlagen: Für die Überprüfung der Dokumentation werden nochmals 3.000–12.000 € fällig[30].

Vor‑Ort‑Audits und Zertifikat: Die Vor‑Ort‑Begehung durch Auditoren inklusive Anfahrtskosten kostet typischerweise 1.500–3.500 €, die Ausstellung des Zertifikats 500–1.000 €[30].

Zusammengefasst bedeutet das: Selbst bei optimaler Vorbereitung müssen KMU mit mindestens 8.000 € für eine ISO 27001‑Zertifizierung rechnen[30]. In der Praxis können die Aufwände noch höher ausfallen, wie eine TrustSpace‑Analyse zeigt: Ein Start‑up mit 20 Mitarbeitenden bezahlt rund 2.500 € für ein internes Audit und ≈ 6.000 € für das Zertifizierungsaudit[32], während eine Digitalberatung mit 180 Mitarbeitenden bei ihrem Zertifizierungsaudit auf ≈ 17.000 € kommt[33].

Diese Kosten fallen unabhängig von der gewählten Softwarelösung an – allerdings können moderne GRC‑Plattformen wie Kopexa den Aufwand erheblich reduzieren. Automatisierte Dokumentation, zentrale Audit‑Trails und vorkonfigurierte Risikokataloge beschleunigen die Vorbereitung, verringern Beraterstunden und helfen, Nachaudits zu vermeiden. Bei der Budgetplanung solltest du daher immer berücksichtigen, wie stark dich das gewählte Tool bei der Zertifizierung unterstützt.

Kostenvergleich: Kopexa vs. andere Anbieter (DACH‑Blick)#

Um die Gesamtkosten besser einzuordnen, lohnt sich ein Vergleich der jährlichen Lizenzkosten ausgewählter GRC‑Anbieter. Die Zahlen zeigen deutliche Unterschiede – insbesondere wenn man zusätzlich die im vorherigen Abschnitt genannten Audit‑ und Zertifizierungskosten berücksichtigt.

Die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Vergleich kurz zusammengefasst:

Kopexa (Lite / Pro) – Die Jahrespreise liegen bei ca. 3.000 € (Lite) bzw. 7.200 € (Pro). Du erhältst eine komplette Plattform mit ISMS‑Kern, DSGVO‑, Risiko‑ und Incident‑Modulen. Es fallen weder Einrichtungs‑ noch Implementierungskosten an, und durch die automatisierte Nachweiserstellung sparst du externe Audit‑Zeit und Beraterhonorare.

Risk Cognizance – Kostet ≈ 4.800 US‑$ pro Jahr (≈ 4.500 €)[18] und bietet Grundfunktionen sowie KI‑gestützte Workflows für einfache Compliance‑Prozesse. Zertifizierung, Audits und Schulungen sind nicht enthalten und müssen separat beauftragt werden.

VComply – Einstiegspreis ab 600 US‑$ pro Jahr (≈ 550 €)[13]. Während die Lizenz günstig erscheint, fallen häufig zusätzliche Setup‑Gebühren (5.000–20.000 US‑$), Monitoring‑Kosten (5.000–30.000 US‑$) und Schulungen (500–12.500 US‑$) an[13]. Zertifizierungs‑Audits sind ebenfalls nicht enthalten.

Drata – Essential / Foundational – Diese Pakete liegen zwischen 7.500 US‑$ (≈ 7.000 €) und 15.000 US‑$ (≈ 14.000 €) pro Jahr[34]. Sie bieten automatisierte Compliance‑Checks und SOC 2/ISO‑Unterstützung; zusätzliche Frameworks und Integrationen erhöhen die Gesamtkosten.

Vanta – Growth – Kostet 15.000–25.000 US‑$ (≈ 14.000–23.000 €) pro Jahr[21] und eignet sich für mehrere Frameworks. Jedes weitere Framework schlägt mit etwa 5.000 US‑$ zu Buche[11]; Audit‑ und Zertifizierungskosten müssen zusätzlich kalkuliert werden.

Diese Übersicht macht den finanziellen Spielraum deutlich. Selbst wenn manche Lösungen auf den ersten Blick günstiger erscheinen, können hohe Zusatzgebühren und Beratungsaufwände den Gesamtbetrag in die Höhe treiben. Kopexa punktet hier mit einer klar kalkulierbaren Gebühr pro Workspace – bereits ab 249 € pro Monat sind alle Plattform‑Kosten abgedeckt. Die höheren Pläne beinhalten zusätzliche Automatisierung und Support, ohne dass du für jeden Compliance‑Rahmen extra zahlen musst.

Auswahlkriterien: Wie findest du die passende Lösung?#

Bei der Wahl der optimalen Compliance‑Software solltest du neben dem Budget folgende Kriterien beachten:

Funktionsumfang und Modularität – Welche Compliance‑Frameworks und Funktionen benötigst du heute? Welche könnten in den nächsten Jahren relevant werden? Achte darauf, dass sich das Tool modular erweitern lässt, ohne die Kosten explodieren zu lassen. Kopexa bietet beispielsweise Module für Risiken, Assets und Incident Management, die du je nach Bedarf hinzubuchen kannst.

Benutzerfreundlichkeit – Eine intuitive Oberfläche reduziert den Schulungsaufwand. Wenn laut Nutzerbewertungen ein Tool eine steile Lernkurve hat (wie bei MetricStream[35] oder LogicManager[14]), könnte das zu Akzeptanzproblemen im Team führen.

Integration – Prüfe, ob sich die Lösung nahtlos mit deinen bestehenden Systemen (z. B. CRM, ERP, Cloud‑Plattform) verbinden lässt. Gute APIs und vorgefertigte Integrationen sparen dir viel Zeit.

Skalierbarkeit und Performance – Wächst dein Unternehmen, sollte die Software mitwachsen. Einige Anbieter haben Mindestlizenzen oder komplexe Upgrade‑Pflichten, die die Kosten in Zukunft erhöhen können[10].

Transparenz der Preisstruktur – Bevorzuge Anbieter mit klaren, nachvollziehbaren Preisen. VComply z. B. nennt Einstiegspreise ab 600 US‑Dollar pro Jahr[13] und hebt gleichzeitig hervor, dass konkurrierende Produkte hohe Nebenkosten verursachen[36]. Auch Drata und Vanta veröffentlichen klare Preisstufen[34][11].

Branchen‑ und Framework‑Support – Wenn du spezifische Standards wie TISAX oder GDPR erfüllen musst, achte darauf, dass der Anbieter diese Zertifizierungen unterstützt. Einige Plattformen wie MetricStream oder SAP sind stark auf große Konzerne und komplexe Branchen ausgerichtet[10], während andere modularer aufgestellt sind.

Kopexa als moderne Compliance‑Lösung#

Kopexa ist eine modulare Plattform, die speziell für die Anforderungen deutscher KMU entwickelt wurde. Unser Ziel ist es, dir den Einstieg in das Thema Compliance so einfach wie möglich zu machen, ohne dass du dich in teure Komplettpakete stürzen musst.

Was Kopexa auszeichnet#

Modularer Aufbau – Du kannst einzelne Module wie Vorfallmanagement, Risiko‑ und Bedrohungsanalyse, Asset‑Management und Policy‑Management flexibel kombinieren. Dadurch zahlst du nur für das, was du wirklich brauchst, und kannst später jederzeit erweitern.

Automatisierte Meldepflichten – Unsere Plattform erinnert dich automatisch an gesetzliche Meldefristen und unterstützt dich bei der Kommunikation mit Behörden. Damit erfüllst du DSGVO‑, DORA‑ und NIS‑2‑Pflichten fristgerecht und sorgst für lückenlose Dokumentation.

Transparente Preisgestaltung – Unter kopexa.com/de/pricing findest du eine detaillierte Preisübersicht. Der Lite‑Plan kostet 249 € pro Monat (ca. 3.000 € pro Jahr) und deckt alle grundlegenden Funktionen wie Evidence Management, Framework‑Katalog und Risikoregister ab. Der Pro‑Plan umfasst erweiterte Features wie Framework‑Builder, Audit‑Trail und umfassende Asset‑Verwaltung für 599 € pro Monat (ca. 7.200 € pro Jahr). Für individuelle Anforderungen gibt es zudem ein Enterprise‑Paket. Wir setzen auf eine klare Struktur mit monatlichen oder jährlichen Abonnements, keine versteckten Kosten und faire Kündigungsfristen.

Einfache Bedienung – Die intuitive Oberfläche ist auf deutsch verfügbar und erleichtert dir sowie deinem Team den Einstieg. Durch kurze Onboarding‑Zeit sparst du Schulungskosten.

Lokaler Support & Datenschutz – Als deutsches Unternehmen legen wir großen Wert auf Datenschutz und bieten Support in deiner Zeitzone. Deine Daten werden DSGVO‑konform in der EU gespeichert.

Durch diese Eigenschaften hilft Kopexa dir, Compliance‑Aufgaben effizient zu erledigen, Risiken im Blick zu behalten und Investitionen zu reduzieren. Besonders für KMU, die weder ein großes Budget noch eigene Compliance‑Abteilungen haben, ist Kopexa eine passende Alternative zu teuren Enterprise‑Systemen.

Fazit: Der Weg zur passenden Compliance‑Lösung#

GRC‑ und Compliance‑Software sind heute unverzichtbar, um den wachsenden gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und Risiken systematisch zu managen. Die Preisspanne ist breit: Von Einstiegslösungen, die nur ein paar Hundert Euro im Monat kosten, bis hin zu Enterprise‑Plattformen mit einem Budget im sechsstelligen Bereich[9][15].

Für KMU ist es entscheidend, den Funktionsbedarf sorgfältig zu analysieren, versteckte Kosten zu identifizieren und sich für eine Lösung zu entscheiden, die mit dem Unternehmen mitwächst. Budget‑ und Mid‑Range‑Lösungen bieten häufig einen guten Kompromiss aus Funktionsumfang und Kosten. Enterprise‑Lösungen sind zwar leistungsfähig, aber nur dann sinnvoll, wenn du komplexe Anforderungen hast und die notwendige personelle sowie finanzielle Ausstattung mitbringst.

Besonders im Preisvergleich sticht Kopexa hervor: Der Lite‑Plan beginnt bereits bei 249 € pro Monat (ca. 3.000 € pro Jahr) und enthält alle Kernmodule für ISMS, DSGVO und Risikomanagement. Der Pro‑Plan mit erweiterten Funktionen kostet 599 € pro Monat (ca. 7.200 € pro Jahr). Damit liegt Kopexa deutlich unter den typischen Einstiegspreisen vieler Mitbewerber – Drata etwa startet bei 7.500 US‑Dollar pro Jahr[19], Vanta verlangt für sein Growth‑Paket 15.000 bis 25.000 US‑Dollar[21]. Trotz des niedrigen Preises bietet Kopexa transparente Konditionen ohne versteckte Gebühren und die Möglichkeit, Module je nach Bedarf zu aktivieren. Für KMU, die eine leistungsfähige, deutschsprachige Lösung suchen, ist Kopexa deshalb preislich und funktional führend.

Mit Kopexa hast du die Möglichkeit, modular in das Thema Compliance einzusteigen und deine Lösung schrittweise auszubauen. Dank transparenter Preise, automatisierten Meldeprozessen und lokaler Unterstützung bist du bestens gerüstet, den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und Vertrauen bei Kunden und Partnern aufzubauen.

Quellen & weiterführende Links#

Die folgenden externen Ressourcen haben uns bei der Recherche unterstützt. Sie liefern vertiefende Informationen zu Preisen, Funktionen und Marktanalysen. Für Transparenz verlinken wir direkt auf die jeweiligen Artikel:

Onspring (Data Privacy Management): Beschreibung zu Implementierungskosten (30.000–56.000 US‑Dollar) und jährlichen Wartungskosten (10.000–50.000 US‑Dollar)[23].

Sprinto – GRC Pricing: Detaillierte Analyse der Preisstrukturen moderner und traditioneller GRC‑Anbieter, inklusive Beispielen für SAP GRC, IBM OpenPages, RSA Archer, LogicManager und Onspring[37].

VComply – GRC Pricing Guide: Erklärung typischer Setup‑, Monitoring‑ und Schulungskosten (5.000–30.000 US‑Dollar) sowie Hinweis, dass VComply ab 600 US‑Dollar pro Jahr startet[13][36].

Risk Cognizance – Compliance Software Pricing: Übersicht eines günstigen Einstiegsangebots ab 400 US‑Dollar pro Monat[18].

SmartSuite – SAP GRC Pricing: Detaillierte Darstellung der SAP Finance Base‑ und Premium‑Pläne (283 US‑Dollar bzw. 397 US‑Dollar pro User/Monat bei 25 User Mindestbestellmenge)[10].

SmartSuite – MetricStream Pricing: Angaben zu MetricStream‑Kosten ab 75.000 US‑Dollar (kleine Unternehmen) bis über 1 Million US‑Dollar pro Jahr[15].

SmartSuite – LogicManager Pricing: Erläuterung der Preisstufen (10.000 US‑Dollar, 30.000 US‑Dollar, 150.000 US‑Dollar) und Hinweise zur Benutzerfreundlichkeit[16].

SmartSuite – Vanta Pricing: Informationen zu den Kosten für Core‑, Growth‑ und Enterprise‑Pakete (7.500–80.000 US‑Dollar) und zu zusätzlichen Frameworks[12].

Sprinto – Drata Pricing: Preisangaben für die Essential‑, Foundational‑ und Advanced‑Pakete (7.500 US‑Dollar, 15.000 US‑Dollar, 10.000–50.000 US‑Dollar+) sowie durchschnittliche Vertragssummen[29][25].

VComply – Key Features of GRC Software: Überblick über Kernfunktionen wie Risikoquantifizierung, Datenintegration und policy‑Management[38], sowie Vorteile von GRC‑Software[39].

Salesforce – Was ist GRC?: Erklärung, warum GRC‑Software Organisationen hilft, Risiken zu erkennen, Entscheidungen zu treffen und eine Kultur der Verantwortung zu fördern[1].
ACATO – Kosten der ISO 27001 Zertifizierung: Detaillierte Beispiele für kleine Unternehmen: Erstellung der Managementsystemdokumente (4.000–12.000 €), IT‑Audit durch Experten (1.200–8.000 €), Mitarbeiterschulung (100–500 €), Audit der Unterlagen (3.000–12.000 €), Vor‑Ort‑Audit (1.500–3.500 €) und Zertifikatserstellung (500–1.000 €)[30]. Der Artikel schätzt, dass KMU eine Zertifizierung ab etwa 8.000 € realisieren können[30].

TrustSpace – ISO 27001 Audit Kosten 2025: Dieser Leitfaden nennt Zertifizierungsaudit‑Kosten zwischen 3.000 und 7.000 € für kleine Unternehmen[31] und gibt Praxisbeispiele für Start‑ups (z. B. 2.500 € für das interne Audit und ≈ 6.000 € für das Zertifizierungsaudit bei 20 Mitarbeitern)[32].

Diese Quellen geben dir zusätzliche Einblicke und helfen dir bei der weiterführenden Recherche.

[1][2][3][4][5][7] What is Governance Risk and Compliance Software (GRC)? | Salesforce ANZ

https://www.salesforce.com/au/blog/what-is-grc/

[6][8][38][39] Key Features of Governance, Risk and Compliance Management Software Solutions

https://www.v-comply.com/blog/software-compliance-risk-management/

[9] Best Compliance Software 2025 | Capterra

https://www.capterra.com/compliance-software/

[10] SAP GRC Pricing: Is It Worth It In 2025? [Reviewed]

https://www.smartsuite.com/blog/sap-grc-pricing

[11][12][21][24][26] Vanta Pricing: Is It Worth It In 2025? [Reviewed]

https://www.smartsuite.com/blog/vanta-pricing

[13][36] Understanding GRC Software Pricing in 2025