Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge, sowie immer dann, wenn wir hierauf Bezug nehmen zwischen der
Kopexa GmbH
Schauenburgerstraße 116
24118 Kiel
Vertreten durch die Geschäftsführer:
Benjamin Schatter, Julian Köhn
E-Mail: hello@kopexa.com
Website: www.kopexa.com
Steuernummer: 20 / 294 / 00 / 897
Registergericht: Amtsgericht Kiel
Registernummer: HRB 28912
(nachfolgend „Kopexa", „wir", „uns")
und Kunden mit Unternehmereigenschaft im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuchs, sowie Körperschaften, Instituten und Anstalten öffentlichen Rechts. Wir schließen Verträge mit Verbrauchern ausdrücklich und endgültig aus.
Gültig ab: 01.01.2026
Diese AGB gliedern sich in einen Allgemeinen Teil, dessen Bestimmungen – ausdrückliche Abweichungen im Besonderen Teil bleiben unberührt – für sämtliche Verträge zwischen den Kunden und Kopexa gelten und einen Besonderen Teil, der für bestimmte Verträge abweichende Regelungen von den Bestimmungen des Allgemeinen Teils regelt. Ungeachtet des jeweiligen Vertrages gelten diese AGB immer insgesamt als vereinbart, auch wenn bestimmte Vertragsbedingungen zu bestimmten Verträgen im Einzelfall nicht einschlägig sind.
(1) Die Kopexa GmbH, nachfolgend Kopexa genannt, bietet eine Cloud-basierte Softwarelösungsplattform für Compliance-Management sowie dazugehörige Leistungen an. Diese allgemeinen Geschäftsbedingungen, nachfolgend AGB genannt, gelten für alle Verträge, die zwischen Kopexa und den Kunden geschlossen werden, insbesondere für die Miete der Software Kopexa, Erbringung von individuellen Beratungsleistungen, Angebot von Schulungen, sowie für den Erwerb von Gutscheinen.
(2) Diese AGB gelten für alle gegenwärtigen und künftigen Geschäfte und Verträge, welche wir mit Ihnen schließen.
(3) Für sämtliche in Absatz 1 genannten Leistungen von Kopexa gelten die allgemeinen Bestimmungen (Teil 1 dieser AGB). Ergänzend gelten – je nach Inhalt der vereinbarten Leistung – die Bestimmungen der jeweiligen Vertragsart des Besonderen Teils dieser AGB.
(1) Kopexa schließt ausschließlich mit Unternehmern im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuchs Verträge. Sollte ein Verbraucher der Kopexa einen Vertragsschluss antragen, lehnt Kopexa diesen Vertragsschluss bereits jetzt ausdrücklich, ernsthaft und endgültig – ungeachtet der weiteren Kommunikation mit dem Verbraucher – ab.
(2) Unternehmer im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuchs sind natürliche oder juristische Personen oder rechtsfähige Personengesellschaften, die bei Abschluss eines Rechtsgeschäfts in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt. Die AGB haben auch Geltung gegenüber juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder Auftraggebern mit öffentlich-rechtlichem Sondervermögen. Verbraucher im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuches sind natürliche Personen, die ein Rechtsgeschäft zu Zwecken abschließen, die überwiegend weder ihrer gewerblichen noch ihrer selbständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden können.
(3) Mit der Bestellung erklärt der Kunde konkludent, dass er kein Verbraucher ist.
(1) Diese AGB gelten in der jeweils zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses aktuellen Fassung.
(2) Entgegenstehende oder von Kopexa abweichende Bedingungen des Kunden lehnt Kopexa ausdrücklich ab.
(3) Diese AGB gelten auch dann, wenn Kopexa in Kenntnis entgegenstehender oder von diesen Bedingungen abweichender Bedingungen des Kunden die Leistung an ihn vorbehaltlos erbringt.
(4) Die Vereinbarung abweichender Bedingungen erfordert eine ausdrückliche Vereinbarung zwischen dem Kunden und Kopexa in mindestens elektronischer Form.
(1) Die auf der Website von Kopexa angebotenen Leistungen stellen kein rechtlich bindendes Angebot dar, sondern lediglich die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes (sogenannte invitatio ad offerendum).
(2) Kopexa ermöglicht bei bestimmten Produkten die Bestellung durch eine direkte Buchung auf der Webseite von Kopexa. Die Auswahl erfolgt durch den Klick auf die jeweiligen Produkte & Services und den Klick auf den Button „Zur Kasse". Dort kann der Kunde die Bestellung einsehen und muss sich mit den vollständigen dort abgefragten Daten anmelden und die Bestellung nochmals einsehen und ggf. ändern. Der Kunde gibt ein Angebot auf den Abschluss eines Vertrags durch Klick auf den Button „Jetzt kaufen" ab. Kopexa schickt daraufhin dem Kunden eine Auftrags- und Anmeldebestätigung per E-Mail zu. Der Vertrag kommt durch die Abgabe der Annahmeerklärung durch Kopexa zustande. In dieser E-Mail wird der Vertragstext dem Kunden von Kopexa auf einem dauerhaften Datenträger zugesandt (Vertragsbestätigung). Kopexa speichert den Vertragstext.
(3) Bei Verträgen, die Kopexa nicht zum direkten Abschluss auf der Webseite anbietet, erfolgt der Vertragsschluss durch eine Anfrage des Kunden bei Kopexa mittels sämtlicher von Kopexa angebotener Kommunikationswege. Kopexa sendet dem Kunden, bei Vollständigkeit der vom Kunden benötigten Informationen, ein individuelles Angebot per E-Mail. Im Rahmen des Angebots werden alle Leistungen einzeln aufgezählt. Der Kunde kann im Rahmen der Angebotsprüfung seine Daten nochmals überprüfen. Der Kunde nimmt das Angebot durch Mitteilung gegenüber Kopexa an. Kopexa sendet daraufhin dem Kunden eine Auftragsbestätigung per E-Mail zu und speichert den Vertragstext.
(4) Der Vertragsschluss zwischen dem Kunden und Kopexa kommt ausschließlich durch die Vereinbarung zwischen Kopexa und dem Kunden zustande. Diese enthält die konkret von Kopexa geschuldeten Leistungen.
(5) Es gilt der in der konkreten Vereinbarung, welches auch durch das Angebot durch Kopexa ausgefüllt sein kann, genannte Vertragstermin als Beginn eines Vertrags.
(6) Nebenabreden, Änderungen und Ergänzungen zur vertraglichen Vereinbarung sind nur gültig, wenn sie zwischen Kopexa und dem Kunden ausdrücklich mindestens in Textform vereinbart wurden.
(7) Die Geltung dieser AGB bleibt hiervon unberührt.
(1) Das durch den Kunden zu zahlende Entgelt für die von Kopexa angebotenen Dienstleistungen ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot an den Kunden, beziehungsweise aus der Vertragskommunikation im laufenden Vertragsverhältnis zwischen Kopexa und dem Kunden. Preisangaben auf der Webseite und in der öffentlichen Kommunikation durch Kopexa stellen lediglich unverbindliche Berechnungsbeispiele dar und begründen keinen Anspruch auf die Zurverfügungstellung der jeweiligen Produkte und Services zu den öffentlich kommunizierten Beträgen. Maßgeblich sind immer die konkret zwischen Kopexa und dem Kunden vereinbarten Preise.
(2) Sämtliche Preise von Kopexa verstehen sich als Nettobeträge zuzüglich der jeweils zum Zeitpunkt der Leistungserbringung gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer.
(3) Der Abzug von Skonto ist unzulässig.
(4) Rechnungen werden sofort mit Zugang fällig. Im Einzelfall kann Kopexa mit dem Kunden bilateral ein individuelles Zahlungsziel im Rahmen einer gesonderten Vereinbarung festlegen.
(5) Der Kunde ermächtigt Kopexa zum Einzug der vereinbarten Entgelte im SEPA-Basislastschriftverfahren. Der Kunde verpflichtet sich Kopexa hierzu ein SEPA-Lastschriftmandat zu erteilen. Das Entgelt für die von Kopexa erbrachten Leistungen werden jeweils zum Monatsende eingezogen. Die Frist für die Vorabankündigung (Pre-Notification) wird auf 5 Bankarbeitstage verkürzt. Die Ermächtigung erstreckt sich auch auf Bearbeitungsgebühren von Kopexa für unberechtigte Rücklastschriften.
(6) Unberührt von einer etwaigen Vereinbarung eines Zahlungsziels tritt spätestens dreißig Tage nach Rechnungsstellung oder der In Empfangnahme der Leistung Zahlungsverzug des Kunden ein, ohne dass es hierfür einer gesonderten Mahnung von Kopexa bedarf.
(7) Für jede unberechtigte Rücklastschrift erhebt Kopexa Bearbeitungsgebühren in Höhe von jeweils EUR 35.
(8) Im Falle von Zahlungsverzug ist der jeweils fällige Zahlungsbetrag zu verzinsen. Es gilt die Verzinsungsregel von § 288 Abs. 2 des Bürgerlichen Gesetzbuches.
(9) Kopexa ist bei Verzug berechtigt, den Zugang zur Nutzung der Software nach vorheriger Ankündigung einzuschränken und nur noch in einer Lesefunktion bis zum Ausgleich sämtlicher offenen Forderungen zuzulassen. Die Ankündigung kann auch in einer Mahnung enthalten sein.
(1) Gegen Forderungen von Kopexa kann der Kunde nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Ansprüchen aufrechnen.
(2) Dem Kunden steht die Geltendmachung eines Zurückbehaltungsrechts oder Leistungsverweigerungsrechts nur wegen unbestrittener oder rechtskräftig festgestellter Gegenansprüche, aus demselben Vertragsverhältnis, aus dem die Zahlungsansprüche von Kopexa stammen, zu.
(1) Sämtliche von Kopexa angebotenen Produkte und Services sind als Dienstleistung zu verstehen und werden ausschließlich als Dienstleistung angeboten. Dies gilt auch für kundenspezifische Anpassungen an den von Kopexa angebotenen Produkten und Services.
(2) Abweichende Vereinbarungen zum Abschluss anderer Vertragsarten erfordern eine ausdrückliche schriftliche Vereinbarung.
(1) Kopexa ist berechtigt, Teile der geschuldeten Leistung durch externe Dienstleister und Erfüllungsgehilfen erbringen zu lassen und diese Dienstleister im eigenen Ermessen zu wechseln oder zu kündigen, sofern für den Kunden hierdurch keine Nachteile entstehen.
(2) Kopexa verpflichtet sich, seinen Arbeitnehmern mindestens die gesetzlich vorgeschriebenen Mindestlöhne zu zahlen.
(1) Kopexa erbringt seine Dienstleistungen nach Weisung und im Auftrag des Kunden. Soweit die Dienstleistung, nicht jedoch der Vertragsschluss selbst, die Verarbeitung personenbezogener Daten erfordert, verarbeitet Kopexa diese Daten als Auftragsverarbeiter des Kunden.
(2) Kopexa schließt mit dem Kunden einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ab, sofern die Dienstleistung von Kopexa eine Verarbeitung personenbezogener Daten erfordert. Die Bestimmungen des Auftragsverarbeitungsvertrages gehen diesen AGB vor, soweit und lediglich in dem Umfang, in welchem Widersprüche oder Regelungslücken zwischen diesen AGB und der Auftragsverarbeitungsvereinbarung bestehen.
(3) Kopexa weist daraufhin, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Kunden und seiner Mitarbeiter zum Zweck des Abschlusses von Verträgen, zum Zweck der Vertragsdurchführung, sowie zum Zweck der Werbung nicht als Auftragsverarbeitung nach Weisung des Kunden, sondern durch Kopexa als Verantwortlicher auf der Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b), c) & f) DSGVO erfolgt. Das von Kopexa verfolgte berechtigte Interesse ist die Kundenkommunikation & Direktwerbung.
(1) Die Leistungserbringung von Kopexa steht unter dem Vorbehalt der Mitwirkung des Kunden.
(2) Der Kunde stellt sämtliche vertraglich erforderlichen Informationen, Daten und sonstiges Material, welches zur Erbringung der vereinbarten Leistungen durch Kopexa erforderlich ist, rechtzeitig zur Verfügung. Etwaige Fristen zu Lasten Kopexa beginnen erst dann zu laufen, wenn der Kunde die erforderliche Mitwirkungshandlung erbracht hat.
(3) Der Kunde ist verpflichtet, die Kontaktdaten eines qualifizierten Ansprechpartners nebst Stellvertreter in Kopexa zu pflegen. Diese sind berechtigt, alle notwendigen Entscheidungen zu treffen oder zeitnah herbeizuführen, die zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistung erforderlich sind.
(4) Kommt der Kunde seinen Mitwirkungspflichten nicht in ausreichendem Maß nach, so gerät er, ohne dass es hierfür einer gesonderten Fristsetzung bedarf, in Annahmeverzug. Kopexa wird hierdurch von der Leistungspflicht befreit, sofern die konkrete Leistungspflicht von Kopexa eine Mitwirkungshandlung des Kunden erfordert.
(5) Der Vergütungsanspruch von Kopexa bleibt von einer unterlassenen Mitwirkungshandlung des Kunden unberührt.
(1) Kopexa weist daraufhin, dass der maßgebliche Kommunikationsweg für die Durchführung der Vertragskommunikation die elektronische Versendung sein wird. Nur in Ausnahmefällen wird Kopexa Kommunikation im Schriftweg vornehmen. Davon unberührt bleibt der Support per Telefon.
(2) Der Kunde ist verpflichtet im Rahmen des Vertragsschlusses eine E-Mail-Adresse anzugeben, an welche Kopexa Willenserklärungen und sonstige rechtsgeschäftliche und/oder rechtsähnliche Erklärungen versendet werden können. Gibt der Kunde keine gesonderte E-Mail-Adresse an, versendet Kopexa diese Erklärungen an die E-Mail-Adresse des Administratorenzugangs und/oder die E-Mail-Adresse des Vertragsschlusses.
(3) Kopexa weist darauf hin, dass sonstige das Vertragsverhältnis betreffende Erklärungen (beispielsweise über neue oder verbesserte Funktionen der Software) in der Software im Bereich „Neuigkeiten" distribuiert werden. Diese Mitteilungen gelten sechs Wochen nach Beginn ihrer Veröffentlichung als zugegangen.
(4) Kopexa verwendet E-Mail-Adressen, welche im Rahmen des Vertragsverhältnisses mitgeteilt werden zur Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen, sofern kein Widerspruch des Kunden zu dieser Verwendung vorliegt. Widersprüche können kostenfrei unter datenschutz@kopexa.com erklärt werden.
(1) Die Laufzeit des Vertrags zwischen dem Kunden und Kopexa richtet sich nach dem gewählten Abonnementmodell (monatlich oder jährlich). Der Vertrag verlängert sich automatisch um die jeweilige Abonnementperiode, wenn er nicht fristgerecht gekündigt wird.
(2) Der Kunde kann sein Abonnement mit einer Frist von 1 (einem) Tag vor Ende der jeweiligen Laufzeit kündigen. Bei monatlichen Abonnements ist somit eine Kündigung zum Ende des laufenden Monats möglich, bei jährlichen Abonnements zum Ende des laufenden Jahres.
(3) Kopexa kann ein Dauerschuldverhältnis mit einer Frist von 1 (einem) Tag zum Laufzeitende kündigen.
(4) Die Kündigung kann durch den Kunden direkt über sein Konto auf der Kopexa-Plattform oder im Zahlungsportal (Stripe) vorgenommen werden. Alternativ ist eine Kündigung in elektronischer Form an Kopexa möglich. Für eine Zusendung einer Kündigung durch Kopexa ist eine Zusendung der elektronischen Nachricht an das elektronische Postfach des eingetragenen Administrators ausreichend.
(5) Für Kunden mit individuell vereinbarten Zahlungsmodalitäten außerhalb des Stripe-Zahlungssystems können abweichende Kündigungsmodalitäten schriftlich vereinbart werden.
(6) Das Recht zur außerordentlichen, fristlosen Kündigung bleibt davon unberührt. Ein solcher wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn die jeweils andere Partei gegen wesentliche Bestimmungen dieses Vertrags verstößt und nicht innerhalb einer angemessenen Frist nach Aufforderung mindestens in elektronischer Form Abhilfe geschaffen hat. Weiterhin liegt ein solcher wichtiger Grund insbesondere dann vor,
(1) Bei Ausfall von termingebundenen Dienstleistungen von Kopexa aufgrund von zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses nicht vorhersehbaren Ereignissen (höhere Gewalt, Betriebsstörungen aller Art oder Mangel an Arbeitskräften), die von Kopexa nicht zu vertreten sind, ist Kopexa nur dann zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt, wenn diese Ereignisse die Durchführung der individuellen Beratungsleistung für Kopexa wesentlich erschweren oder unmöglich machen und die Behinderung nicht nur von vorübergehender Dauer ist. Bei Hindernissen vorübergehender Dauer verschiebt sich der ursprünglich vereinbarte Termin für die individuelle Beratungsleistung um den Zeitraum der Behinderung zuzüglich einer angemessenen Anlauffrist. Soweit dem Kunden oder dessen Mitarbeiter die Inanspruchnahme der individuellen Beratungsleistung infolge der Verzögerung nicht zuzumuten ist, kann der Kunde vom Vertrag zurücktreten.
(2) Der Rücktritt bedarf der Textform. Im Fall des Rücktritts wird das vom Kunden bereits geleistete Entgelt zurückerstattet.
(1) Kopexa haftet für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer fahrlässigen Pflichtverletzung von Kopexa oder einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen von Kopexa beruhen.
(2) Darüber hinaus haftet Kopexa für sonstige Schäden, die auf einer grob fahrlässigen Pflichtverletzung von Kopexa oder auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen von Kopexa oder aufgrund einer gesetzlich zwingenden Haftungsnorm – wie z.B. dem Produkthaftungsgesetz – beruhen.
(3) Für leichte Fahrlässigkeit haftet Kopexa nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht). Kardinalpflichten sind Vertragspflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglichen und auf deren Einhaltung der Kunde deshalb regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung jedoch auf den Ersatz des vorhersehbaren, typischerweise eintretenden Schadens begrenzt.
(4) Im Übrigen ist die Haftung von Kopexa ausgeschlossen. Dies gilt nicht, soweit Kopexa eine Garantie übernommen oder einen Mangel arglistig verschwiegen hat. Die obenstehenden Haftungsregelungen bleiben vom Haftungsausschluss unberührt.
(5) Die sich aus Absatz 4 ergebenden Haftungsbeschränkungen gelten auch bei Pflichtverletzungen durch Personen, deren Verschulden Kopexa nach gesetzlichen Vorschriften zu vertreten hat, wie gesetzlichen Vertretern, leitenden Mitarbeitern, Organen und Erfüllungsgehilfen, sowie Verrichtungsgehilfen von Kopexa.
(1) In Ergänzung zu den allgemeinen Haftungsbestimmungen in § 14 dieser AGB gilt für Enterprise-Kunden folgende Haftungsbegrenzung:
(2) Die Gesamthaftung von Kopexa aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, unabhängig vom Rechtsgrund der Haftung (Vertrag, Delikt, etc.), auf einen Gesamtbetrag von 500.000 EUR (in Worten: fünfhunderttausend Euro) pro Kalenderjahr begrenzt.
(3) Die vorgenannte Begrenzung gilt auch für Schäden aus Datenverlust, sofern und soweit der Schaden nicht auch bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Kunden eingetreten wäre.
(4) Die Haftungsbegrenzung gilt nicht für: Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit; Vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden; Schäden aufgrund einer Verletzung von Garantien durch Kopexa; Schäden, für die eine Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz vorgesehen ist.
(5) Kopexa empfiehlt dem Kunden den Abschluss einer eigenen Versicherung gegen Datenverlust und Betriebsunterbrechungen, da diese Schäden die Leistungsfähigkeit von Kopexa als Startup-Unternehmen übersteigen können.
(6) Für Schadenersatzansprüche gilt eine Verjährungsfrist von einem Jahr ab Kenntnis des Enterprise-Kunden von den anspruchsbegründenden Umständen. Dies gilt nicht für die in Absatz 4 genannten Ausnahmen.
(7) Der Enterprise-Kunde ist verpflichtet, angemessene Maßnahmen zur Schadensminderung zu treffen und Kopexa unverzüglich über mögliche Schäden zu informieren, um Kopexa die Möglichkeit zur Schadensbegrenzung zu geben.
(1) Kopexa bietet die Einbindung von Produkten & Services in die Systemlandschaft des Kunden über Schnittstellen an (sogenannte Integration). Bei Programmen, welche auf die Schnittstellen von Kopexa zugreifen, handelt es sich um Programme externer Unternehmen.
(2) Die Nutzung der Schnittstellen durch den Kunden zur Integration von Produkten & Services von Kopexa in eine bestehende Systemlandschaft begründet unter keinen Umständen eine vertragliche oder quasi-vertragliche oder sonstige rechtliche Beziehung zwischen dem Dritten und Kopexa.
(3) Funktionsumfang, Preise, Laufzeit und sonstige Nutzungsbedingungen für die Bereitstellung von Integrationen, einschließlich Support, richten sich nach den vertraglichen Bestimmungen zwischen dem Kunden und dem Drittanbieter. Um eine Integration nutzen zu können, muss der Kunde über die Nutzungsberechtigung für das anzubindende Drittsystem verfügen.
(4) Kopexa übernimmt keine Haftung und Gewährleistung für das Funktionieren und/oder die Integrität der Schnittstellen.
(5) Kopexa übernimmt im Falle der Integration seiner Produkte & Services in eine bestehende Systemlandschaft unter Verwendung von Schnittstellen lediglich die Haftung für die Datenintegrität bis zum Übergabepunkt an der Schnittstelle und den Zeitpunkt der Datenübergabe an der Schnittstelle. In keinem Fall übernimmt Kopexa die Haftung oder Verantwortlichkeit für die Datenintegrität ab dem Zeitpunkt der Bereitstellung der Daten an der Schnittstelle für die Übernahme der Daten durch eine Software eines Drittanbieters.
(6) Dies gilt auch dann, wenn Kopexa seine Produkte & Services spezifisch auf Schnittstellen bestimmter Drittanbieter hin optimiert. Trotz der Optimierung auf die Schnittstellen hin, bestimmt der Drittanbieter die Spezifikation seiner Software und Kopexa kann keine Kompatibilität mit der Software von Drittanbietern garantieren.
(1) Kopexa bietet Produkte & Services unter anderem als Cloud-basierte Dienstleistungen über das Internet an. Die Funktionalität dieser Dienstleistungen hängt von der Verfügbarkeit der Internetverbindung ab, auf die Kopexa keinen unmittelbaren Einfluss hat. Daher haftet Kopexa nicht für fehlerhafte oder unvollständige Übertragung der Daten im Internet aufgrund fehlerhafter Funktion von Internet-Software, Browsern oder der Internet-Infrastruktur, insbesondere nicht für Verbindungsausfälle auf Seiten des Kunden.
(2) Kopexa ist bestrebt eine Serververfügbarkeit von 99,5 % im Jahresmittel zu erreichen. Ausgenommen hiervon sind Zeiten, in denen Kopexa Wartungsarbeiten oder Fehlerbehebungsarbeiten durchführt. Kopexa ist bestrebt, die Wartungsarbeiten außerhalb von Zeiten mit hoher Betriebsauslastung der Server durchzuführen. Nach Möglichkeit kündigt Kopexa vorab terminierbare Wartungsarbeiten durch elektronische Nachricht an den Kunden an.
(3) Kopexa setzt das SSL-Zertifikat zur Verschlüsselung der Datenübertragung ein, um die Daten während der Übertragung vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Auch die Speicherung der Daten erfolgt verschlüsselt. Soweit sich zukünftig neue Sicherheitsstandards etablieren, die den Schutz der Daten vor dem Zugriff Dritter optimieren, ist Kopexa bestrebt diese Sicherheitsstandards einzusetzen.
(1) Für Kunden mit Pro und Enterprise Tarifen kann Kopexa ein Service Level Agreement (SLA) zur Verfügung stellen, das detaillierte Vereinbarungen über Verfügbarkeit, Reaktionszeiten bei Störungen und Support-Leistungen enthält.
(2) Sofern ein SLA zwischen Kopexa und dem Kunden vereinbart wurde, gilt dieses ergänzend zu diesen AGB. Im Falle von Widersprüchen zwischen dem SLA und diesen AGB geht das SLA vor, soweit es Regelungen zur Verfügbarkeit der Software und zu Support-Leistungen betrifft.
(3) Das SLA enthält insbesondere Regelungen zu:
(4) Enterprise-Kunden mit „8/5 Dedicated Support" erhalten garantierte Reaktionszeiten und einen benannten Ansprechpartner für Support-Anfragen. Die genauen Konditionen werden im individuellen SLA festgelegt.
(5) Der Kunde erkennt an, dass trotz aller Bemühungen von Kopexa technische Probleme und Unterbrechungen der Dienste nicht vollständig ausgeschlossen werden können. Die im SLA festgelegten Bedingungen definieren abschließend die Rechte des Kunden im Falle von Störungen oder Ausfällen der Software.
(1) Kopexa informiert den Kunden über Änderungen der AGB durch Übersendung der neuen Allgemeinen Geschäftsbedingungen in elektronischer Form und einer Mitteilung des Umstellungstages. Die geänderte Version der AGB wird Vertragsbestandteil, wenn der Kunde nicht innerhalb von sechs Wochen nach Zugang in Textform durch eine Kündigung widerspricht.
(2) Kopexa informiert den Kunden über Preisanpassungen in elektronischer Form unter Bekanntgabe eines Datums zur Umstellung. Der Kunde erhält ein Sonderkündigungsrecht, falls er den Vertrag zum angepassten Preis nicht fortsetzen möchte.
(3) Die fortgesetzte Nutzung der Software von Kopexa nach der Mitteilung, nach dem jeweiligen Umstellungstag und ohne Kündigungserklärung gilt als konkludente Zustimmung zur Preisanpassung bzw. der Anpassung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Kopexa weist den Kunden in der jeweiligen Nachricht auf die Rechtsfolge der fortgesetzten Nutzung der Dienstleistung ausdrücklich hin.
(1) Die maßgebliche Fassung für die Verwendung dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen ist die Fassung in deutscher Sprache. Sämtliche etwaige Übersetzungen in andere Sprachen stellen lediglich ein Komfortangebot der Kopexa dar. Bei einem Dissens zwischen der deutschen Fassung und einer Übersetzung kommt der deutschen Fassung die Geltungshoheit zu.
(2) Sämtliche Verträge unterliegen dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des IPR und des Übereinkommens der Vereinten Nationen über den internationalen Warenkauf (CISG).
(3) Ausschließlicher Gerichtsstand für Streitigkeiten aus oder in Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Kiel (Schleswig-Holstein), soweit die Vertragsparteien Kaufleute, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen sind und kein gesetzlich ausschließlicher Gerichtsstand begründet ist.
(4) Es existieren keine Nebenabreden.
(5) Nebenabreden, Änderungen und Ergänzungen sowie Aufhebungen bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für Änderungen dieses Schriftformerfordernisses.
(6) Die Parteien sind nicht berechtigt, ohne vorherige schriftliche Zustimmung der jeweils anderen Partei Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag auf Dritte zu übertragen.
(7) Kopexa ist berechtigt, den Kunden als Referenzkunden zu benennen und dessen Namen, Logo oder sonstige geschäftliche Bezeichnung zu Marketingzwecken zu verwenden, insbesondere auf der Website, in Präsentationen und in Werbematerialien. Der Kunde kann dieser Nutzung jederzeit formlos per E-Mail an hello@kopexa.com widersprechen. Im Falle eines Widerspruchs entfernt Kopexa die entsprechenden Referenzen innerhalb von 14 Werktagen.
(8) Nimmt eine Partei ihre Rechte im Laufe der Geschäftsbeziehung, gleichgültig ob diese aus Vertrag, aus einem Verstoß gegen den Vertrag durch die jeweils anderen Partei oder aus Gesetz resultieren, nicht wahr, gilt dies im Verhältnis zur jeweils anderen Partei nicht als Verzicht auf die Geltendmachung dieser Rechte oder irgendwelcher anderer Rechte aus dieser Vereinbarung.
(9) Etwaige Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nicht, auch wenn diesen jeweils nicht ausdrücklich widersprochen wurde.
(10) Sollten einzelne oder mehrere Bestimmungen ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so wird hiervon die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Gleiches gilt im Fall einer Regelungslücke. Den Parteien ist die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs bekannt, wonach eine salvatorische Erhaltensklausel lediglich die Beweislast umkehrt. Es ist jedoch der ausdrückliche Wille der Parteien, die Wirksamkeit der übrigen Vertragsbestimmungen unter allen Umständen aufrechtzuerhalten und damit § 139 BGB insgesamt abzubedingen.
(11) Eine Regelungslücke ist durch eine Regelung zu ersetzen, die dem, was die Parteien wirtschaftlich gewollt haben, so nahekommt, als dies rechtlich möglich ist.
(12) An Stelle einer nichtigen oder unwirksamen Bestimmung vereinbaren die Parteien bereits jetzt partnerschaftliche Verhandlungen über eine ersetzende Bestimmung aufzunehmen, die rechtlich und wirtschaftlich dem am nächsten kommt, was die Parteien gewollt haben oder nach dem Sinn und Zweck gewollt hätten, wenn sie diesen Punkt beim Abschluss bedacht hätten. Beruht die Nichtigkeit einer Bestimmung auf einem darin festgelegten Maß der Leistung oder der Zeit (Frist oder Termin), so ist die Bestimmung mit einem dem ursprünglichen Maß am nächsten kommenden rechtlich zulässigen Maß zu vereinbaren.
(1) Kopexa bietet eine umfassende Compliance-Management-Software (nachfolgend „Software") als Dienstleistung über eine Internet-Cloud-Lösung, sogenannte Software-as-a-Service, in Form einer Dienstleistung durch Zurverfügungstellung der Software an. Die Software ermöglicht es dem Kunden, sein Compliance-Management systematisch zu strukturieren, Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu überwachen, regulatorische Anforderungen zu verfolgen, Compliance-Dokumentationen zu erstellen und zu verwalten sowie mittels KI-gestützter Funktionen die Compliance-Prozesse zu optimieren. Der Kunde kann die Software auch per Web-App auf einem Smartphone oder einem Tablet nutzen. Bei dieser Nutzung hat der Kunde keinen Anspruch darauf, dass alle Funktionen, die sonst nutzbar sind, auch genutzt werden können. Kopexa haftet nicht für einen bestimmten Leistungserfolg.
(2) Mit dem Vertragsschluss erhält der Kunde eine Nutzungslizenz in Form eines einfachen, nicht ausschließlichen, nicht übertragbaren und auf die im Vertrag vereinbarte Anzahl der Nutzer sowie zeitlich auf die Vertragslaufzeit beschränkten Nutzungsrechts an der Software. Der Kunde ist für die fachliche Einrichtung und Administration aller Accounts selbst verantwortlich.
(3) Der Kunde ist verpflichtet, die Software nur vertragsgemäß und im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen zu nutzen und bei der Nutzung keine Rechte Dritter zu verletzen.
(4) Hinsichtlich des konkreten Funktionsumfangs gilt der Inhalt des Angebots von Kopexa, vorbehaltlich etwaiger Anpassungen an der Software. Je nach gewähltem Tarif (Free, Lite, Pro oder Enterprise) stehen dem Kunden unterschiedliche Funktionen zur Verfügung, wie:
(5) Der Kunde ist mit Erwerb des Nutzungsrechts inhaltlich berechtigt, im Rahmen des für ihn bzw. seine Mitarbeiter eingerichteten Accounts und der Funktionalitäten der Software eigene Daten zu eigenen Zwecken zu verarbeiten und zu speichern.
(6) Kopexa bietet die Software in dem Zustand an, in welchem sie sich zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses befindet („as is"). Der Kunde kann und darf keine Änderungen an der Software vornehmen. Ein Anspruch des Kunden auf die Anpassung der Software durch Kopexa besteht nicht. Kopexa bleibt Inhaber der Software und des zugrunde liegenden Quellcodes. Der Quellcode ist nicht Bestandteil der Software und wird von Kopexa nicht zur Verfügung gestellt.
(7) Kopexa garantiert, dass die überlassene Software frei von Schutzrechten Dritter ist.
(8) Kopexa erhebt anonymisiert Statistiken, Nutzungsprofile und betriebswirtschaftliche Kennzahlen, wertet diese zur Lastenverteilung auf den Servern, Performance Optimierung und für Sicherheitsvorkehrungen aus und stellt diese anonymisiert bereit.
(1) Die Nutzung der Software erfolgt zu dem vereinbarten monatlichen oder jährlichen Entgelt entsprechend des vom Kunden gewählten Tarifs (Free, Lite, Pro oder Enterprise). Kopexa bietet verschiedene Tarife mit unterschiedlichem Leistungsumfang an, die auf der Website von Kopexa oder im individuellen Angebot näher beschrieben sind.
(2) Die Tarife unterscheiden sich insbesondere hinsichtlich folgender Merkmale:
(3) Die Entgelte für die verschiedenen Tarife sind auf der Website von Kopexa einsehbar oder werden im individuellen Angebot festgelegt. Bei jährlicher Zahlungsweise wird ein Rabatt im Vergleich zur monatlichen Zahlungsweise gewährt.
(4) Die Abrechnung erfolgt je nach gewähltem Zahlungsrhythmus monatlich oder jährlich im Voraus. Die Zahlung erfolgt in der Regel über das Zahlungsportal Stripe. Bei Zahlung im jährlichen Rhythmus ist der gesamte Jahresbetrag zu Beginn des Abrechnungszeitraums fällig. Begonnene Abrechnungszeiträume sind voll zu vergüten.
(5) Bei Enterprise-Kunden oder Kunden mit individuell vereinbarten Zahlungsmodalitäten können abweichende Zahlungsbedingungen schriftlich vereinbart werden.
(6) Die Mindestvertragslaufzeit richtet sich nach dem gewählten Tarif:
(7) Sollte der Kunde eine Erweiterung seines Nutzungsumfangs (z.B. durch mehr Nutzer/Spaces oder zusätzliche Funktionen) wünschen, ist ein Wechsel in einen höherwertigen Tarif erforderlich. Der Tarifwechsel kann jederzeit erfolgen und wird sofort wirksam. Die Differenz zum höheren Tarif wird für den Rest der laufenden Abrechnungsperiode anteilig berechnet.
(8) Für die Einrichtung (Setup), das Onboarding, Custom Branding oder individuelle Entwicklungsleistungen können zusätzliche einmalige oder wiederkehrende Gebühren anfallen, die separat in Rechnung gestellt werden.
(9) Der Kunde ist verpflichtet, die von Kopexa zur Verfügung gestellten Einwahldaten oder seine selbst vergebenen Einwahldaten geheim zu halten und nur demjenigen Benutzerkreis zugänglich zu machen, der Zugriff auf die Software benötigt. Kommt es zu einer Nutzung der Software durch Unbefugte, ist der Kunde verpflichtet das Entgelt zu tragen, welches die anderen Personen unbefugt über seine Zugangskennung verursachen.
(10) Der Kunde ist für die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen selbst verantwortlich. Kopexa bietet weder Rechtsberatung noch garantiert Kopexa die Umsetzung sämtlicher Compliance-Anforderungen oder -Pflichten. Dennoch bemüht sich Kopexa gesetzliche Änderungen und Neuerungen innerhalb einer angemessenen Frist in der Software z.B. durch ein Update der Software umzusetzen. Der Kunde kann derartige Anpassungen der Software bei Kopexa vorschlagen. Ein Anspruch des Kunden auf ein solches Update besteht nicht. Relevante Änderungen neuer Versionen können in der Software im Bereich „Neuigkeiten" eingesehen werden.
(1) Welche Systemlandschaften, Browser und Betriebssysteme im Einzelnen von der Software unterstützt werden, wird von Kopexa festgelegt. Kopexa informiert den Kunden online über die unterstützten Browser-Versionen. Es besteht kein Anspruch auf die Unterstützung bestimmter Systemlandschaften, Betriebssysteme oder Browser-Versionen.
(2) Hinsichtlich der vom Kunden in der Software hinterlegten Daten gilt die zwischen den Parteien abzuschließende Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Für die Inhalte und mit der Software verarbeiteten Daten ist ausschließlich der Kunde verantwortlich.
(1) Die Daten auf den Servern von Kopexa werden täglich gesichert. Im Fall eines Ausfalls der Software und einem gegebenenfalls damit verbundenen Datenverlust spielt Kopexa die letzte verfügbare Sicherung ein. Dies kann dazu führen, dass bestimmte noch nicht durch das Backup gesicherte Daten nachgetragen werden müssen.
(2) Nach dem Ende der Vertragslaufzeit löscht Kopexa sämtliche gespeicherten Daten des Kunden spätestens binnen drei Monate.
(3) Der Kunde ist verpflichtet, Datenbestände wie Berichte, Listen etc. auf eigenen Datenträgern abzuspeichern, sofern und soweit er den Verlust der Daten nach Ablauf der Vertragslaufzeit verhindern will. Dies gilt auch im Falle der Kündigung aus wichtigem Grund.
(1) Individuelle Beratungsleistung im Sinne dieser AGB ist jede Form der kostenpflichtigen Unterstützung eines einzelnen Kunden bei der Einführung und/oder Nutzung der Software. Individuelle Beratungsleistungen können nach Wunsch des Kunden telefonisch und/oder online über die Software durchgeführt werden. Zu den individuellen Beratungsleistungen zählen auch die individuell vereinbarten Beratungsstunden in Form des Kopexa Starters.
(2) Der Kunde kann im Rahmen des Online-Supports die im Auftragsverarbeitungsvertrag genannte Remote-Desktop-Software nutzen, um den Support noch effektiver zu gestalten.
(3) Sofern kein Termin für die individuelle Beratungsleistung vereinbart wurde, verjährt der Anspruch des Kunden auf Inanspruchnahme der individuellen Beratungsleistung in einem Jahr ab dem Rechnungsdatum.
Die Stornierung gebuchter, aber noch nicht in Anspruch genommener individuellen Beratungsleistungen zu einem festen Termin durch den Kunden ist zulässig und muss in Textform erfolgen. Im Falle einer Stornierung durch den Kunden gilt folgende Stornostaffel:
(1) Kopexa bietet Schulungen an, an denen mehrere Kunden/Teilnehmer teilnehmen können. Schulungen finden in von Kopexa zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten, oder remote über einen virtuellen Meeting Raum statt.
(2) Inhalt, Zeitpunkt und Dauer der Schulungen ergibt sich aus der individuellen Vereinbarung zwischen Kopexa mit dem Kunden bzw. durch die gebuchte Schulungsbestellung des Kunden im Kopexa Online Shop. Die Vereinbarung erstreckt sich verbindlich auf den konkreten Termin, wenn die Auswahl von Kopexa bestätigt wird.
(3) Die Teilnehmerzahl pro Schulung ist begrenzt. Anmeldungen werden in der Reihenfolge ihrer Bestellung berücksichtigt.
(1) Liegen für eine Schulung weniger Anmeldungen als die angegebene Mindestteilnehmerzahl vor, so ist Kopexa zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt.
(2) Der Kunde kann Schulungen bis spätestens 10 Werktage vor Beginn der Schulung kostenfrei stornieren. Die Stornierung der Teilnahme an Schulungen muss in Textform erfolgen.
(3) Storniert der Kunde eine Schulung 10 Werktage vor dem Beginn der Schulung oder weniger, ist die vereinbarte Gebühr für die Schulung als Stornogebühr geschuldet. Im Fall des kostenpflichtigen Stornos ist der Kunde berechtigt, für den ausgefallenen Teilnehmer einen Ersatzteilnehmer zur Inanspruchnahme der Schulung zu benennen.
(4) Im Fall eines kostenpflichtigen Stornos ohne Benennung eines Ersatzteilnehmers kann der Kunde eine erneute Schulung buchen, für welche Kopexa das Entgelt im Hinblick auf das bereits abgerechnete und bezahlte Entgelt der stornierten Schulung kulanzhalber in Höhe der bereits entrichteten Gebühr anrechnet. Unterschreitet der angerechnete Betrag die Schulungsgebühr, auf welche die Anrechnung erfolgt, ist der Kunde zur Zahlung der Differenz verpflichtet. Überschreitet der anzurechnende Betrag die Schulungsgebühr, auf welche der Betrag angerechnet wird, bleibt das Restguthaben erhalten und kann weiter im Kulanzzeitfenster genutzt werden. Diese Zusage zur Anrechnung der bereits entrichteten Schulungsgebühr auf die erneute Schulungsgebühr aus Kulanz ist zeitlich auf zwei Jahre taggenau befristet. Abweichend von den gesetzlichen Vorschriften verjährt der Anspruch des Kunden auf Inanspruchnahme der Schulung in zwei Jahren ab dem Rechnungsdatum auf der Rechnung von Kopexa.
(5) Eine Auszahlung des kulanzhalber gewährten Schulungsguthabens ist ausgeschlossen.
(6) Die volle Vergütungspflicht besteht für den Fall, dass ein Teilnehmer ohne eine Stornierung nicht zum vereinbarten Termin einer Schulung erscheint.
(1) Kopexa bietet mit seiner Software eine Plattform zur Verwaltung, Dokumentation und Überwachung von Compliance-relevanten Prozessen und Regelungen. Die Software stellt dabei lediglich ein Hilfsmittel dar und entbindet den Kunden nicht von seiner Verantwortung für die Einhaltung aller relevanten gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen.
(2) Der Kunde ist allein verantwortlich für die Eingabe, Richtigkeit und Vollständigkeit aller Daten und Informationen, die er in der Software hinterlegt. Kopexa übernimmt keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der vom Kunden eingegebenen Daten oder der daraus resultierenden Compliance-Maßnahmen und -Entscheidungen.
(3) Die Software kann standardisierte Vorlagen und Prozesse für typische Compliance-Anforderungen enthalten. Diese Vorlagen dienen lediglich als Orientierungshilfe und müssen vom Kunden an seine spezifischen Anforderungen und die für ihn geltenden regulatorischen Vorgaben angepasst werden. Kopexa übernimmt keine Gewähr dafür, dass die Vorlagen und Prozesse in der Software alle gesetzlichen Anforderungen abdecken, die für den Kunden relevant sein können.
(4) Kopexa ist nicht für die rechtliche Beurteilung der vom Kunden in der Software verwalteten Compliance-Prozesse und -Maßnahmen verantwortlich. Die Nutzung der Software ersetzt nicht die Beratung durch einen Rechtsanwalt oder Compliance-Berater.
(1) Die Kopexa-Software bietet in bestimmten Tarifen KI-gestützte Funktionen zur Unterstützung des Compliance-Managements an. Diese Funktionen können unter anderem Vorschläge zur Compliance-Dokumentation, Risikoanalysen, Textgenerierung, Zusammenfassungen von Regelwerken und Vorschriften oder die automatisierte Erstellung von Prozessdokumentationen umfassen.
(2) Der Kunde erkennt an, dass es sich bei den KI-gestützten Funktionen um Technologien handelt, die auf maschinellem Lernen und statistischen Modellen basieren. Die Ergebnisse und Vorschläge der KI sind daher als Hilfsmittel zu verstehen und ersetzen nicht:
(3) Kopexa übernimmt keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit, Aktualität oder Anwendbarkeit der durch KI-gestützte Funktionen erstellten Inhalte, Empfehlungen oder Analysen. Die Verantwortung für die Überprüfung und Verwendung dieser Inhalte liegt ausschließlich beim Kunden. Insbesondere übernimmt Kopexa keine Gewähr dafür, dass die von den KI-Funktionen generierten Ergebnisse für die spezifischen Anforderungen des Kunden geeignet sind oder allen anwendbaren gesetzlichen oder regulatorischen Anforderungen entsprechen.
(4) Der Kunde verpflichtet sich, die KI-gestützten Funktionen nicht zu verwenden, um:
(5) Die von der KI generierten Inhalte können urheberrechtlich geschützte Werke darstellen. Die Nutzungsrechte an diesen Inhalten stehen dem Kunden ausschließlich für seine internen Compliance-Zwecke zu. Eine Weitergabe der Inhalte an Dritte ist nur im Rahmen der Erfüllung regulatorischer Anforderungen oder im Rahmen der normalen Geschäftstätigkeit des Kunden zulässig.
(6) Bei der Nutzung der KI-gestützten Funktionen darf der Kunde keine Daten eingeben, die gegen Rechtsvorschriften verstoßen, Rechte Dritter verletzen oder gegen die guten Sitten verstoßen. Der Kunde stellt Kopexa von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aufgrund einer rechtswidrigen Nutzung der KI-Funktionen durch den Kunden oder mit seiner Billigung entstehen.
(7) Kopexa ist berechtigt, die durch den Kunden eingegebenen Daten und Informationen im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen zur Verbesserung der KI-Modelle zu verwenden, soweit diese nicht als vertraulich gekennzeichnet sind oder personenbezogene Daten enthalten. Einzelheiten zur Datenverwendung für KI-Trainings werden in der separaten Auftragsverarbeitungsvereinbarung geregelt.
(8) Kopexa behält sich das Recht vor, die KI-gestützten Funktionen regelmäßig zu aktualisieren oder zu ändern, um die Leistung zu verbessern oder an rechtliche Anforderungen anzupassen. Sollten wesentliche KI-Funktionen entfallen, informiert Kopexa den Kunden rechtzeitig und gewährt ein Sonderkündigungsrecht, falls die Änderungen zu einer erheblichen Beeinträchtigung der vertraglich vereinbarten Leistungen führen.