Kopexa Workforce · ab Oktober 2026
Deine Leute wissen, was zu tun ist. Und du kannst es belegen.
Onboarding, jährliche Unterweisungen und Richtlinien laufen als Aufgaben mit Frist. Wenn der Auditor nach dem Nachweis fragt, ist die Antwort schon da.
Hallo Jana
Als Nächstes
Informationssicherheit 2026
überfällig seit 4 Wochen
- Willkommensbotschaft der Geschäftsführung
- Arbeitsvertrag-Anlagen bestätigen
- Deine Stammdaten
- Code of Conduct
- Sicherheits-Check
- Datenschutzrichtlinie bestätigen
- Phishing erkennen
4 von 7 Pflichtaufgaben erledigt
Fragen dazu?
Lisa Weber, People Team
Beispieldarstellung mit erfundenen Marken.
Kennst du eins davon?
Vier Situationen, die nichts mit Zertifizierung zu tun haben
Das kostet trotzdem jeden Monat Zeit, und beim Audit kostet es Nerven.
Der erste Arbeitstag besteht aus fünf Mails von drei Leuten
Eine Kollegin schickt den Vertrag, jemand anderes die IT-Regeln, der Rest kommt mündlich. Zwei Wochen später weiß niemand, was davon angekommen ist.
Die jährliche Unterweisung geht per Verteiler raus
Ein Teil antwortet sofort, ein Teil nie. Du pflegst eine Liste mit Namen und Datum und hakst per Hand nach, bis das Jahr um ist.
Der Auditor fragt nach dem Nachweis
Die Schulung hat stattgefunden, das weißt du. Nur liegt der Beleg in einem Postfach, einer Präsentation und einem Kalendereintrag, und zwar bei drei verschiedenen Personen.
Jemand geht, und der Rest bleibt offen
Laptop zurück, Zugänge zu, Verschwiegenheit noch einmal bestätigt. Meistens passiert das. Belegen lässt es sich selten.
Nichts davon braucht ein Zertifikat als Anlass. Es braucht nur jemanden, der es sauber führt.
So läuft es
Du legst einen Ablauf an, der Rest passiert von selbst
Aufgaben mit Frist statt Erinnerungsmails. Wer dran ist, sieht was ansteht, du siehst wo es klemmt. Eine Unterweisungssoftware, die niemand bedienen lernen muss.
Ablauf zuweisen
Ein Taskset bündelt zusammengehörige Aufgaben, zum Beispiel alles für die ersten zwei Wochen. Zuweisen statt einzeln verschicken.
Fünf Arten von Aufgaben, dein Inhalt
Video ansehen, Dokument bestätigen, Formular ausfüllen, Test bestehen, E-Learning durcharbeiten. Was drinsteht, bestimmst du: deine Richtlinien, deine Regeln, deine Sprache. Niemand schiebt dir eine fremde Standardschulung unter, die zu deinem Betrieb nicht passt.
Reihenfolge, die hält
Folgeaufgaben gehen erst nach bestandenem Test auf. Niemand überspringt die Unterweisung, weil danach nichts weitergeht.
Einmal einstellen, jährlich wiederkehren
Wiederkehrende Pflichten kommen von allein wieder auf den Tisch, mit neuer Frist und neuem Nachweis. Keine Liste, die jemand pflegen muss.
Der Nachweis
Wenn der Auditor fragt, ist die Antwort schon da
Jede erledigte Aufgabe erzeugt einen Beleg, und der Beleg hängt an der Anforderung, für die er zählt. Nicht in einer Liste, die jemand daneben führt.
Phishing erkennen, erledigt am 14.07.
ISO 27001 A.6.3 Informationssicherheitsbewusstsein
- Schulungsnachweis mit Datum und Ergebnis
- Kompetenznachweis, wie ihn ISO 9001 verlangt
- Lesebestätigung zur Richtlinie mit Zeitstempel
- Nachweis für jeden Durchgang, nicht nur für den letzten
Damit wird aus einer Pflichtübung ein Beleg, den du im Audit vorlegen kannst, ohne vorher zu suchen.
Fundstellen: NIS2-Richtlinie (EU) 2022/2555, ISO/IEC 27001, ISO 9001. Stand: August 2026
Aus Sicht deiner Mitarbeitenden
Ein Ort statt sieben Mails
Wer sich einloggt, sieht sofort was ansteht und wen er fragen kann. Und nur das, was ihn wirklich betrifft. Das ist der Unterschied zwischen erledigt und nachgehalten.
- Was als Nächstes dran ist, mit Frist und geschätzter Dauer
- Pflichtschulungen und freiwillige Angebote getrennt, damit Pflicht nicht nach Kür aussieht
- Eine Wissensablage, die ihr selbst pflegt, mit Rechten je Abteilung. Jeder sieht, was für seine Arbeit gilt, und wird nicht mit dem Rest zugeschüttet
- Dort liegen auch Arbeitsanweisungen und Prozesse, bis hin zum BPMN-Diagramm. Neue Kolleginnen sehen, wie bei euch wirklich gearbeitet wird, statt es sich zusammenzufragen
- Benannte Ansprechpartner statt anonymes Portal
- Bleibt nach dem Onboarding nutzbar, als Anlaufstelle für Richtlinien und Schulungen
Ein- und Austritt
Zwei Enden desselben Ablaufs
Wer kommt, weiß vom ersten Tag an, was zu tun ist. Wer geht, hinterlässt keine offenen Fragen.
Eintritt
Vom Vertrag über die Stammdaten bis zur ersten Unterweisung. Die neue Kollegin weiß, was von ihr erwartet wird, und du weißt, was schon erledigt ist.
Austritt
Rückgaben, Zugänge, letzte Bestätigungen. Derselbe Mechanismus, nur andersherum, und am Ende steht ein sauberer Abschluss statt einer offenen Frage.
Zugang und Branding
Sieht aus wie ihr, nicht wie wir
Deine Leute landen in eurem Bereich mit eurem Logo und euren Farben. Das senkt die Hürde, weil niemand erklären muss, warum da plötzlich ein fremdes Produkt steht.
- Anmeldung über euren bestehenden Identity Provider per OIDC-Federation
- Oder ein eigenes Konto, auf Wunsch ganz ohne Passwort
- Eure Anmeldung läuft in einem abgeschotteten Bereich, getrennt von jedem anderen Kunden, und richtet sich nach euren Vorgaben statt nach unseren
- Eigenes Logo und eigene Farben im Mitarbeiterbereich
- NordwerkHallo JanaDein Bereich
- Hellwig LogistikHallo TimoDein Bereich
- Brunner WerkeHallo SaraDein Bereich
Beispieldarstellung mit erfundenen Marken. Die Anmeldung selbst läuft über Kopexa.
Ehrlich gesagt
Was im Oktober kommt und was danach
Zum Start dabei
- Tasksets für Onboarding, Offboarding und wiederkehrende Unterweisungen
- Video, Dokument, Formular, Test und E-Learning als Aufgabenarten
- Fristen, Fortschritt und Freischaltung nach bestandenem Test
- Wissensablage mit Rechten je Abteilung, damit jeder genau das sieht, was für ihn gilt
- Lesebestätigungen und Schulungsnachweise, verknüpft mit deinen Anforderungen
- Zugang über OIDC-Federation, eigenes Konto oder passwortlos, mit eigenem Branding
Kommt danach
- Fertige Inhalte von uns, etwa Informationssicherheit, Datenschutz und Phishing
Zum Start bringst du deine eigenen Inhalte mit. Wir sagen das lieber vorher, als dich damit im Oktober zu überraschen.
Zum Start
Wir sagen Bescheid, sobald es da ist
Kein Pilotprogramm, keine Warteliste mit Rängen. Du bekommst eine Nachricht, wenn Workforce startet, und entscheidest dann.