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Maßnahme · ISO 27001 und weitere Standards

Dokumentierte Informationen lenken

Lege fest, welche Informationen gebraucht werden, gib konkrete Fassungen frei und halte den gültigen Stand auffindbar, geschützt und lesbar.

Verantwortlich: Dokumentverantwortliche mit freigebenden Rollen und ISMS-VerantwortlichenFachlich geprüft am

Vorhandene Unterlagen nutzen

Verwende Handbuch Kapitel 7 und die vorhandene Dokumentablage weiter. Informationen schützen führt Klassifizierung, Kennzeichnung und Handhabung; hier wird keine zweite Klassentabelle angelegt.

Was du konkret tun musst

  1. 1

    Benötigte Informationen und führende Ablage bestimmen

    Sichte, was die ISO verlangt und was ihr für ein wirksames ISMS zusätzlich benötigt. Beziehe erforderliche externe Dokumente ein. Lege je Bestand den Zweck, die Verantwortung und die führende Ablage fest. Führe diese Angaben in der vorhandenen Ordnerstruktur oder Dokumentenübersicht.

  2. 2

    Eine bestimmte Fassung prüfen und freigeben

    Kennzeichne die Information passend, etwa mit Titel, Datum, Version oder Referenz. Wähle verständliche Sprache, geeignetes Format und Medium. Lass die konkrete Fassung vor ihrer Verwendung auf Eignung und Angemessenheit prüfen und freigeben. Halte freigegebenen Stand, Entscheidung und zuständige Rolle am Dokument oder vorhandenen Vorgang fest. Der Änderungs- oder Dateiverlauf kann dies unterstützen, ersetzt aber keine unklare Freigabeentscheidung.

  3. 3

    Verwendung, Änderungen und Aufbewahrung lenken

    Stelle den gültigen Stand dort bereit, wo und wann er gebraucht wird. Regle Verteilung, Zugriff, Wiederauffinden, Verwendung und Schutz nach den Regeln in „Informationen schützen“. Unterscheide Lese- und Änderungsrechte. Schütze erforderliche Nachweise vor unbeabsichtigten Änderungen. Erhalte Lesbarkeit und erforderliche ältere Ergebnisstände, steuere Versionswechsel und mache überholte Fassungen kenntlich. Lege angemessene Aufbewahrung und Aussonderung fest und identifiziere benötigte externe Dokumente mit ihrer gültigen Fassung. Nutze den vorhandenen Datei- oder Versionsverlauf und prüfe bei Änderungen auch die Verweise.

Praxisbeispiel

Eine geänderte Arbeitsregel soll im Team gelten

Fiktives Beispiel: Das Team pflegt die Richtlinie in seiner vorhandenen Dokumentablage. Das Handbuch führt den Ablauf.

Freigabe
FestlegungDie zuständige Rolle prüft Version 1.3 und hält ihre Freigabe mit Datum am bestehenden Vorgang fest. Die veröffentlichte Datei entspricht dieser Fassung.
NachweisEindeutig zugeordnete Fassung und Freigabeentscheidung.
Verwendung
FestlegungDer zentrale Link führt zur gültigen Fassung. Die alte Fassung bleibt im benötigten Verlauf, ist aber nicht mehr als aktuelle Arbeitsregel sichtbar. Die Zugriffe passen zur Klassifizierung.
NachweisGültiger Link, geeignete Berechtigungen und nachvollziehbarer Versionswechsel.

Ergebnis festhalten

  • Zuordnung der benötigten internen und externen Informationen zu ihrer führenden Ablage und Verantwortung.
  • Identifizierbare Fassungen mit geeigneter Prüfung und Freigabe.
  • Verfügbare, geschützte und lesbare Stände mit geregelten Änderungen, Aufbewahrung und Aussonderung.

Häufige Fehler bei der Umsetzung

Jede Kopie weiter als Arbeitsstand nutzen

Verweise auf den gültigen Stand. Behalte benötigte ältere Nachweise, ohne sie mit geltenden Arbeitsregeln zu verwechseln.

Versionsfreigabe und Aktualitätsprüfung gleichsetzen

Die Freigabe betrifft einen bestimmten Inhalt. Eine spätere Prüfung klärt, ob dieser Inhalt weiterhin passt. Geänderte Fassungen gehen wieder zur Freigabe.

Eine Umsetzung für mehrere Anforderungen nutzen

Die Zuordnungen zeigen, zu welchen Anforderungen diese Maßnahme beiträgt.

Controls und Standards ansehen

  • ISO/IEC 27001 · 7.5.1

    ISO/IEC 27001:2022 + Amd 1:2024 · Unterstützender Beitrag

    Die Maßnahme ermittelt von der Norm geforderte und für ein wirksames ISMS zusätzlich notwendige dokumentierte Informationen. Welche Informationen im konkreten ISMS gebraucht werden, bleibt organisationsbezogen zu bestimmen.

    Referenz

  • ISO/IEC 27001 · 7.5.2

    ISO/IEC 27001:2022 + Amd 1:2024 · Unterstützender Beitrag

    Identifikation und Beschreibung, geeignetes Format und Medium sowie Prüfung und Freigabe der konkreten Fassung werden im bestehenden Bestand geführt. Die Organisation muss die tatsächlichen Inhalte erstellen und angemessen freigeben.

    Referenz

  • ISO/IEC 27001 · 7.5.3

    ISO/IEC 27001:2022 + Amd 1:2024 · Unterstützender Beitrag

    Verfügbarkeit und Schutz sowie geeignete Verteilung, Zugriffe, Wiederauffindbarkeit, Verwendung, Speicherung, Lesbarkeit, Änderungen, Aufbewahrung und Aussonderung werden konkret verbunden. Benötigte externe Informationen werden identifiziert und gelenkt; Rechte und Ablage müssen tatsächlich passend eingerichtet sein.

    Referenz

Vorlagen für die Umsetzung

Dazu passend

Quellen und weiterführende Informationen