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Maßnahme · ISO 27001

Aufzeichnungen schützen und nutzbar aufbewahren

Benötigte Nachweise mit Schutz, Aufbewahrung und späterer Lesbarkeit verbinden. Vorhandene Ablagen und führende Regeln verwenden.

Verantwortlich: Fachlich Verantwortliche mit Archiv- oder IT-BetriebFachlich geprüft am

Vorhandene Unterlagen nutzen

Informationen schützen führt die Aufbewahrungs- und Handhabungsregeln. Das Löschkonzept führt die Ausführung. Ergänze am vorhandenen Bestand nur die dazugehörige Aufzeichnungsart und Ablage.

Was du konkret tun musst

  1. 1

    Aufzeichnungsart und Regel zuordnen

    Wähle eine benötigte Art von Nachweisen und kläre Zweck, geltende rechtliche oder vertragliche Anforderungen und geschäftlichen Bedarf. Ordne die führende Aufbewahrungsregel, verantwortliche Rolle, Ablage, Medium und benötigte Metadaten zu. Nutze vorhandene Register; eine zweite Fristenmatrix ist nicht nötig.

  2. 2

    Inhalt und Zusammenhang erhalten

    Richte passenden Schutz gegen Verlust, Zerstörung, Manipulation, unbefugten Zugriff und Veröffentlichung ein. Bewahre Herkunft, Kontext und benötigte Bezüge mit dem Inhalt auf. Plane Sicherung, nachvollziehbare Änderungen und die lesbare Wiedergabe einschließlich erforderlicher Formate, Software und Schlüssel. Berücksichtige physische wie digitale Bestände.

  3. 3

    Nutzbarkeit und Aussonderung prüfen

    Öffne eine passende ältere Stichprobe und prüfe Inhalt, Vollständigkeit, Herkunft und Wiederauffindbarkeit. Passe die Ablage vor einem Format- oder Medienverlust an. Prüfe am Ende der Aufbewahrung noch geltende Pflichten oder begründete Sperren und nutze den vorhandenen Löschlauf. Halte Ergebnis und offene Korrekturen im bestehenden Review- oder Betriebsvorgang fest.

Praxisbeispiel

Beispiel aus dem Betrieb

Fiktives Beispiel: Ein unterschriebener Vertrag muss auch nach einem Wechsel des Ablagesystems lesbar und dem richtigen Geschäftsvorgang zuordenbar bleiben.

Alten Nachweis öffnen
FestlegungDie Fachrolle prüft Inhalt und Unterschrift sowie Vorgangsbezug, Datum und Zugriffsberechtigung. Fehlende Metadaten werden vor der Umstellung ergänzt.
NachweisGeprüfter Stand und gegebenenfalls korrigierter Ablageverweis im bestehenden Umstellungsvorgang.

Ergebnis festhalten

  • Aufzeichnungsart, geltende Aufbewahrung und Schutz im führenden Bestand.
  • Brauchbare Stichprobe sowie nachvollziehbare Korrektur oder Aussonderung.

Häufige Fehler bei der Umsetzung

Nur eine erfolgreiche Sicherung prüfen

Eine Sicherung ersetzt weder richtige Aufbewahrungsfristen noch den Nachweis, dass Inhalt und Kontext nach Jahren noch lesbar sind.

Bezug zur Anforderung

Die Zuordnungen zeigen, zu welchen Anforderungen diese Maßnahme beiträgt.

Controls und Standards ansehen
  • A.5.33 · Schutz von Aufzeichnungen

    Der Ablauf behandelt Schutz, Aufbewahrungsgrundlage, Kontext, Authentizität, Integrität, Wiederauffindbarkeit, Lesbarkeit und die anschließende regelgerechte Aussonderung.

Vorlagen für die Umsetzung

Quellen und weiterführende Informationen