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Maßnahme · ISO 27001 und weitere Standards

Sicherheitsverstöße fair bearbeiten

Beziehe Sicherheitsverstöße in den vorhandenen Personalprozess ein. Mache den Ablauf bekannt, kläre einen Verdacht und begründe die passende Reaktion unter Beachtung der geltenden Vorgaben.

Verantwortlich: Befugte Personalverantwortliche mit der zuständigen FührungskraftFachlich geprüft am

Vorhandene Unterlagen nutzen

Nutze das bestehende Personalverfahren und die gültigen Mitarbeiterregeln. Ein Vorfall bleibt in der vorhandenen Vorfallakte; vertrauliche Personalentscheidungen werden nicht in ein offenes Sanktionsregister kopiert.

Was du konkret tun musst

  1. 1

    Verfahren festlegen und bekannt machen

    Prüfe, wie der bestehende Personalprozess Sicherheitsverstöße behandelt. Benenne zuständige Rollen, die Prüfung des Sachverhalts, mögliche abgestufte Reaktionen und die erforderlichen Beteiligungen nach geltenden rechtlichen und vertraglichen Vorgaben. Berücksichtige Art, Schwere und Folgen, Absicht, Wiederholung und vorausgegangene Unterweisung. Vermittle den vorgesehenen Umgang den betroffenen Personen.

  2. 2

    Sachverhalt prüfen und begründet entscheiden

    Trenne eine Meldung oder Vermutung von einem festgestellten Verstoß. Lass die befugte Stelle die bekannten Fakten und relevanten Umstände prüfen, bevor sie disziplinarisch entscheidet. Notwendige unmittelbare Schutzmaßnahmen laufen im bestehenden Vorfallverfahren. Halte geprüften Sachverhalt, Entscheidungsgrundlage, Entscheidung und weitere Behandlung mit Datum und zuständiger Rolle im geschützten Personalvorgang fest.

  3. 3

    Ergebnis geschützt umsetzen

    Kommuniziere und vollziehe die zulässige Entscheidung über den vorgesehenen Personalprozess. Begrenze den Zugang zu personenbezogenen Angaben. Führe nötige Änderungen an Regeln oder Unterweisung ohne unnötige Personenangaben in die bestehenden Verbesserungsabläufe zurück.

Praxisbeispiel

Vertrauliche Datei im falschen Verteiler

Fiktives Beispiel: Eine vertrauliche Datei wurde an einen falschen Verteiler gesendet. Ob ein bewusster Regelverstoß vorliegt, ist ungeklärt.

Schutz und Personalentscheidung trennen
FestlegungDie Vorfallkoordination begrenzt die Offenlegung. Die befugte Personalstelle prüft den Sachverhalt einschließlich bekannter Regeln und Unterweisung und entscheidet danach begründet.
NachweisGeschützter Personalvorgang mit Sachverhalt und Entscheidung; die Vorfallakte enthält nur den für ihre Aufgabe benötigten Bezug.

Ergebnis festhalten

  • Bekannter formeller Ablauf mit Zuständigkeit, Sachverhaltsprüfung und verhältnismäßiger Entscheidung.
  • Soweit ein Fall vorliegt, geschützter Nachweis der geprüften Grundlage und tatsächlichen Entscheidung.

Häufige Fehler bei der Umsetzung

Den meldenden Menschen automatisch sanktionieren

Bewerte einen festgestellten Verstoß und seine Umstände. Eine frühzeitige Meldung ist noch kein Nachweis absichtlichen Fehlverhaltens.

Personenbezogene Sanktionen offen dokumentieren

Führe die vertrauliche Entscheidung im vorgesehenen Personalprozess und teile nur erforderliche Angaben.

Eine Umsetzung für mehrere Anforderungen nutzen

Die Zuordnungen zeigen, zu welchen Anforderungen diese Maßnahme beiträgt.

Controls und Standards ansehen
  • A.6.4 · Disziplinarverfahren

    Der Ablauf beschreibt ein bekannt gemachtes formelles Verfahren, prüft einen Verstoß vor der disziplinarischen Entscheidung und führt zu einer begründeten verhältnismäßigen Behandlung. Konkrete rechtliche Zulässigkeit und tatsächliche Entscheidungen bleiben organisationsbezogen.

  • TISAX · 2.1.2

    VDA ISA 6.0.3 · Teilweise Überschneidung

    Der beschriebene Umgang mit Verstößen unterstützt den entsprechenden ISA-Teil. Vertragliche Sicherheits- und Vertraulichkeitspflichten sowie tatsächliche Einhaltung sind damit nicht insgesamt abgedeckt.

    Referenz

Vorlagen für die Umsetzung

Dazu passend

Quellen und weiterführende Informationen