Der Workforce Hub ist live. Er bringt dein ISMS zu allen Beschäftigten: In einem eigenen Portal mit eurem Logo lesen und bestätigen sie Richtlinien, beantworten Kontrollfragen, schlagen nach und melden Vorfälle. Jede Bestätigung und jede Meldung landet als Nachweis in deinem Kopexa-Space, nicht auf einer Unterschriftenliste.
TL;DR
- Eigenes Portal für deine Beschäftigten, unter eurer Adresse wie
contoso.workforce.kopexa.com, mit eurem Logo und euren Farben. - Aufgabensets für Onboarding, jährliche Unterweisungen und Anlässe zwischendurch: Richtlinien bestätigen lassen und Kontrollfragen stellen. Bei einer neuen Version bekommt jede Person automatisch eine neue Aufgabe.
- Wissensdatenbank und Prozesse: Antworten auf Alltagsfragen und freigegebene Abläufe mit BPMN-Ablaufplan, auf Wunsch nur für bestimmte Abteilungen.
- Formulare für Vorfälle, Datenpannen und Hinweise, auf Wunsch anonym. Aus einer Einreichung wird direkt ein Vorfall.
- Anmeldung mit Passwort, Passkey oder Single Sign-on über Microsoft Entra ID, Google Workspace, SAML oder OpenID Connect.
- Dazu Verbesserungen bei Programmen und Kontrollen, Zielen, Dokumenten, der Anmeldung und API-Tokens.
Was du damit belegst
- Richtlinien bekannt machen und Kenntnisnahme festhalten (ISO 27001 A.5.1)
- Sensibilisierung und Schulung (ISO 27001 A.6.3, NIS2 Art. 21 Abs. 2 Buchst. g)
- Informationssicherheitsereignisse melden (ISO 27001 A.6.8)
- Dokumentierte Abläufe verfügbar machen (ISO 27001 A.5.37)
- Interne Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz (§ 12)
- Datenpannen melden (DSGVO Art. 33)
So bekommst du ihn
Der Workforce Hub ist ein Zusatzprodukt. Wir schalten ihn nach deiner Bestellung für einen Space frei, und für die Abrechnung zählen nur Personen mit Zugang zum Portal. Melde dich bei uns, wenn du ihn nutzen möchtest.
Mehr erfahren
- Überblick: Was der Workforce Hub kann und wie er im Alltag aussieht, zeigt die Produktseite.
- Einrichtung: In zehn Schritten von der Portal-Adresse bis zur ersten Einladung, in der Dokumentation.
- Für deine Beschäftigten: eine eigene Anleitung zum Portal, die du direkt weitergeben kannst.
- Richtlinie ändern: Wie du eine neue Fassung sauber einführst, beschreibt unser Beitrag Neue Richtlinienversion einführen.
Weitere Verbesserungen
Programme und Kontrollen
- Kontrollen mit dem Status „Nicht anwendbar“ zählen nicht mehr in den Fortschritt, weder in der Programmliste noch im Programm oder in der Kontrollübersicht. 100 Prozent sind damit erreichbar.
- Fortschrittsbalken und Statuszahlen aktualisieren sich sofort, wenn du den Status einer Kontrolle änderst.
- Der Kontrollstatus hat überall dieselbe Farbe: „Nicht umgesetzt“ ist rot, „Nicht anwendbar“ grau.
Ziele und KPIs
- KPIs ohne Messwerte gelten nicht mehr als erfüllt oder nicht erfüllt und zählen nicht in den Fortschritt eines Ziels.
- Die Datumsauswahl beim Zieldatum eines Ziels speichert jetzt genau den Tag, den du auswählst.
Dokumente
- Wird die Überprüfung eines Dokuments fällig, entsteht zuverlässig die Aufgabe „Überprüfung ausstehend“.
- Der PDF-Export erscheint erst, wenn eine veröffentlichte Version vorliegt.
- Überprüfer zuweisen läuft jetzt auch bei schnellem Klicken ohne Fehlermeldung.
Prozesse und Organisation
- In der Prozessübersicht filtern die Karten „Verantwortlichkeit“ und „Ohne Kontrollen“ jetzt auch die Liste.
- Abteilungen lassen sich nicht mehr unter sich selbst oder eine ihrer Unterabteilungen verschieben, und die Hierarchie zeigt alle Unterabteilungen.
- Verknüpfte Informationswerte zeigen ihre Art an.
Anmeldung und Konto
- Läuft deine Sitzung ab, landest du direkt bei der Anmeldung statt auf einer Seite ohne Berechtigung.
- Wirst du aus einem Space oder einer Organisation entfernt, leitet Kopexa dich sauber weiter.
- Passwort ändern ist klarer: Die erneute Anmeldung kommt vor dem Formular, die E-Mail dazu kommt zuverlässig an, und du siehst eindeutig, ob die Änderung geklappt hat. Angemeldet bleibst du dabei.
- Für Single Sign-on per SAML reicht eine Metadaten-Quelle, URL oder XML.
- In der Space-Auswahl ist die aktuelle Organisation wieder hervorgehoben.
KI-Anbindung und API
- Die KI-Anbindung funktioniert jetzt auch mit Langdock.
- API-Tokens: Risikobewertungen, Datei-Uploads, Empfangsbestätigungen bei Betroffenenanfragen und weitere Schreibzugriffe laufen zuverlässig. Änderungen werden dem Ersteller des Tokens zugeordnet.